נסיעות עבודה הפכו בשנים האחרונות לחלק בלתי נפרד מעולמם של עצמאים, מנהלים, אנשי פיתוח, שיווק ומכירות. לוחות הזמנים בדרך כלל צפופים, הפגישות מתוכננות לעיתים בדקה התשעים והצלחתה של הנסיעה תלויה לא פעם בהיערכות מוקדמת מדויקת עד כמה שניתן. בין אם מדובר בכנס בינלאומי, פגישת משקיעים, הדרכה מקצועית או סגירת חוזה, תכנון נכון ומדויק מראש של כל המסמכים הנדרשים, הציוד שיש צורך בו וכמובן, דאגה לכל שדורשת הבטיחות אישית בטיסה לחו"ל, מהווים את ההבדל בין נסיעת עבודה מוצלחת לבין אחת כזו שלא פעם עלולה להסב עוגנת נפש. לכן, בין כלל ההכנות הנדרשות לקראת טיסת עבודה בחול ולא משנה באיזה יעד, יש לדאוג לבחור ביטוח נסיעות לחול.  

ביטוח נסיעות לחול מהווה חלק בלתי נפרד מההתארגנות העסקית הרלוונטית לנסיעת עבודה תקינה. 

מסמכי עבודה - לוודא שהכול מסודר וזמין

לפני שממריאים, מומלץ להכין תיק מסמכים מסודר שיכלול:

חוזים, הסכמים ומסמכי רקע לפגישות.

כרטיסי עלייה למטוס, הזמנות מלון וקבלות רלוונטיות.

פרטי קשר של שותפים עסקיים, לקוחות וספקים.

עותקים דיגיטליים של כל מסמך חשוב סרוקים ומאוחסנים בענן.

חשוב לבצע שמירה כפולה מקסימלית של כל המסמכים הנדרשים, גם פיזית וגם דיגיטלית כך שבכל מקרה של אובדן תיק שבו מאוחסנים המסמכים הפיזיים או לחילופין תקלה במחשב, עיכוב בטיסה או כל דבר אחר, תהיה אפשרות להמשיך בעבודה בצורה רציפה ותקינה.

ציוד טכנולוגי

עבור רבים, שימוש בציוד הטכנולוגי הוא חלק אינטגרלי משגרת העבודה ובהתאם לכך גם חלק אינטגרלי של נסיעת העבודה ולכן, חשוב מראש להיערך לטיסת עבודה עם מחשב קטן וקומפקטי שאיננו תופס מקום רב מדי ואיננו מכביד על עבודה מכל מקום ובכל זמן. כמובן שהמחשב צריך להכיל את כל התוכנות הנדרשות לעבודה. ניתן לקחת גם טאבלט או מחשב גיבוי קל לתנועה, מטענים, מתאמי חשמל וציוד תקשורת רלוונטי למדינת היעד, אוזניות איכותיות לשיחות וירטואליות וכן כונן חיצוני או דיסק־און־קי עם קבצים חיוניים.

• איך לבחור חבילת ביטוח שמתאימה בדיוק לסוג הנסיעה שלכם
• מקס מציעה ביטוח נסיעות חדש לתרמילאים
• המלצת המערכת: כל הכותרות 24/7

ציוד טוב מונע תקלות אך חשוב לזכור כי לא פעם מדובר על ציוד יקר ובכדי להגן עליו מפני אובדן או גניבות, כדאי מאוד לדאוג לכיסוי ביטוחי מתאים למכשירים מסוג זה. ביטוח נסיעות לחו"ל כולל אפשרות להרחבות שונות כמו כיסוי למחשב נייד, לטאבלט ולגניבה של מכשיר סלולרי והוא קריטי במיוחד לאנשי עסקים שנושאים איתם לא פעם ציוד טכנולוגי מתקדם שמשמש אותם באופן שוטף בנסיעת עבודה.

גיבוי מידע 

בנסיעות עסקיות יש לעשות את כל מה שניתן בכדי להימנע ממצבים של אובדן מידע חשוב. מומלץ לבצע גיבוי לענן לפני הטיסה של כל המידע החשוב, לשמור גרסאות קבצים במספר מקומות שונים ולדאוג העלאת קבצים קריטיים למערכות משותפות של החברה. גיבוי נכון מבטיח שגם אם המחשב מתקלקל, נגנב או פשוט לא פועל מכל סיבה בזמן הפגישה החשובה או התנהלות מול ספק, לקוח או כל אדם אחר בנסיעת העבודה, העבודה לא הולכת לאיבוד.

סנכרון עם הצוות בארץ 

נסיעה מקצועית טובה נשענת על תקשורת רציפה ושקופה עם הצוות שנשאר בישראל. לפני היציאה מומלץ להגדיר את חלוקת המשימות בין חברי הצוות, לתאם פגישות מקדימות ולסמן יעדים ברורים לנסיעה, לקבוע דרכי תקשורת יעילות: קבוצת ווטסאפ, זום יומי קצר או מערכת ניהול פרויקטים ולהגדיר מי מהצוות מהווה איש קשר לעניינים דחופים. ניהול מסודר מאפשר לכל הנוגעים בדבר לפעול בתיאום גם כשהמנהל או איש הצוות הבכיר נמצא מעבר לים.

למה ביטוח נסיעות מדויק הוא חלק מחובת ההיערכות העסקית לקראת נסיעה?

נסיעות עבודה טובות ויעילות דורשות זרימה רציפה של אירועים, התחייבויות ולוחות זמנים. כשהלו"ז דחוס, אין מקום להפתעות. ביטוח נסיעות לחו"ל מתאים מציע הגנה שמאפשרת להתמקד בעבודה ללא דאגות שכן, הוא מציע כיסויים במקרה של אובדן או גניבה של מכשירים דיגיטליים יקרים, הוא מציע כיסויים לאירועים רפואיים שונים ועוד. התאמת הביטוח באופן מדויק בהתאם לצרכים מציעה שקט נפשי ונסיעת עבודה מוצלחת, רגועה וטובה.

אין ספק כי הכנות לנסיעת עבודה מוצלחת חייבות לשלב בין תכנון לוגיסטי, ארגון טכני, גיבוי מידע ותקשורת עם הצוות בארץ ולצד כל אלה, בחירה מדויקת בביטוח נסיעות עסקי אשר יספק שקט נפשי ויאפשר להתמקד במטרה האמיתית: להצליח בנסיעה, לעמוד ביעדים ולחזור הביתה בבטחה.