סדר בבלגן: ניהול לוגיסטי נכון בעסקים קטנים

מטרתו של עסק קטן היא לגדול וכאשר עסק קטן אכן גדל הוא ניצב בפני בעיה פיזיקלית פשוטה אך מורכבת לפתרון, לכאורה - העסק הגדל דורש יותר מרחב ממה שיש במיקום העסק הנוכחי.כל עסק קטן שמצליח וגדל מגיע לשלב בו ההנהלה צריכה לתכנן פתרונות לוגיסטיים לבעיות המרחב והשטח הנוצרות עקב הצמיחה. אך כשהמרחב קטן והתקציב מוגבל כיצד יכולים עסקים קטנים לאפשר גדילה והתפתחות?הפתרון למעשה פשוט משחשבתם, כל שצריך הוא לפנות זמן מספיק לתכנון, הגדרת תקציב ליישום השינויים ולעקוב אחרי כמה צעדים פשוטים בדרך להצלחה לוגיסטית בעסק המתפתח שלכם.מהו ניהול לוגיסטי?ניהול לוגיסטי הוא תהליך התכנון והיישום של אחסון ושינוע של חומרי גלם, מוצרים מוגמרים, כלי עבודה ייעודיים, מלאי ציוד ושירותים נוספים, בין נקודת המוצא של היצרן או הספק אל נקודת היעד של הלקוח.ניהול לוגיסטי הוא נושא חשוב בכל עסק שהוא, קטן או גדול, משום שמאפיינים של זמן ומרחב תקפים לכל מי שנמצא על כדור הארץ.מעבר לכך, ניהול לוגיסטי מתייחס גם לניהול מלאי ואחסנה של כל חומר שהוא כמו מחסנים של חברת ניקיון משרדים, או אחסנת מידע כמו מסמכים ונתונים בחברת עורכי דין וכן אספקת שירותים שונים כמו שירותי אינסטלציה ביתיים או טכנאי מזגנים.״למעשה כל חברה שהיא דורשת ניהול לוגיסטי״, מספר עדי פרלמן, מייסד חברת אפגרייד המספקת מזה שנים פתרונות אחסון חכמים לעסקים.יחד עם עדי נכנסו לעובי הקורה של נושא הלוגיסטיקה וריכזנו עבורכם את המידע החשוב ביותר אודות ניהול לוגיסטי נכון בעסקים קטנים.בארגונים גדולים כמו הצבא, רשתות גדולות שופרסל" או חברות ענק בינלאומיות כמו "איקאה" ישנם צוותים שלמים של מנהלים לוגיסטיים אולם בעסק קטן התחום לרוב מנוהל על ידי אחד מהמנהלים הראשיים של החברה.תחת ניהול לוגיסטי נכנס גם נושא ניהול שרשרת האספקה, המתייחס לכל שלבי האספקה של מוצר מסוים מחומר גלם ועד מוצר מוגמר המגיע ללקוח.שלבים לניהול לוגיסטי נכוןניהול לוגיסטי כרוך בתכנון נכון של המון אלמנטים שונים, כגון:

• בחירה בספק\יצרן או חברת הובלות\משלוח בעל שירותי האספקה הנוחים והמהירים ביותר.
• תכנון מסלולי נסיעה יעילים.
• מחקר ויישום שיטות האספקה והמשלוח היעילות ביותר.
• שימוש בתוכנות ואמצעים טכנולוגיים לשיפור ההתנהלות הלוגיסטית של החברה.
• שמירה על גמישות ויכולת לשנות דרכי פעולה כדי להתאים לנתוני השוק.
• ניהול כוח אדם מיומן בעבודות הלוגיסטיות.

כשל בכל אחד משלבים אלו יכול להוביל לאסון בעסק שלכם - מוצרים שנשברו בעת המשלוח בגלל עובדים בלתי מנוסים, איחור בזמני משלוח בשל תכנון מסלול נסיעה איטי, אי-שביעות רצון לקוח בשל טעות באספקת מוצר ועוד.״על המנהל לקבל החלטות משמעותיות והרות גורל״, מציין עדי, ״כאשר החלטה שגויה יכולה להוביל לכישלון עסקה, החלטות נכונות ומחושבות היטב יעזרו לכם לבנות מכונה לוגיסטית משומנת היטב המביאה להצלחה עסקית.״אם אתם מנהלים לוגיסטיים בעסק קטן נוכל להמליץ לכם לעשות כמה שיותר מחקר - מה עושים המתחרים, דרכים ממוחשבות לייעל את הלוגיסטיקה, שיטות ניהול לוגיסטי בעסקים דומים, מציאת חברות ההובלה\אחסנה\אספקה הטובות ביותר ואפילו להתייעץ עם מנהלים לוגיסטיים בחברות גדולות וללמוד מהם כיצד הם מתנהלים באופן יעיל.החשיבות בניהול לוגיסטי נכון בעסקניהול לוגיסטי מוצלח משפיע לחיוב על העסק בכמה אופנים:יעילות כלכלית - כאשר עסק מתנהל לוגיסטית בצורה הטובה ביותר הוא חוסך כסף על תנועת רכבים, אחסון ציוד וחומרה, אספקת שירותים ומוצרים ועוד.ניהול זמנים - התנהלות לוגיסטית נכונה מצמצת את פרקי הזמן ה"מבוזבזים" ועושה את המירב כדי לפעול באופן המהיר ביותר.אל תשכחו - זמן הוא כסף, ייעול זמנים הוא ייעול כלכלי.תחרות מוצלחת - ממי הייתם רוצים להזמין מוצר - מהחברה שמספקת אותו בזמן המהיר ביותר או מחברה שזמן האספקה שלהם אינו מוגדר, נתון לשינויים או איטי?כמובן שכל לקוח, בין אם פרטי או עסקי, ירצה להתנהל ביעילות המירבית ובמהירות גבוהה, לכן לוגיסטיקה טובה, יעילה ומהירה ככל האפשר שומרת אתכם במקומות המובילים בתחרות העסקית.היעילות בתחרות לא מתייחסת רק למהירות המשלוח אלא גם לאספקה נוחה לכל אתר וכן עדכון חי של נתוני המשלוח ללקוח (קחו לדוגמה את רשת הפיצה "דומינו'ס", באתר האינטרנט שלהם תוכלו לצפות בשלבי ההכנה והמשלוח של ההזמנה שלכם עד לצלצול בדלת של השליח, זהו גורם מפתח בהצלחה שלהם בתחרות למול רשתות פיצה אחרות).יצירת קשרים טובים עם לקוחות - חברה שמתנהל לוגיסטית באופן מוצלח מייצרת לקוחות מרוצים, לקוחות מרוצים מייצרים יותר עסקאות ובונה לכן כחברה מוניטין חיובי.לקוח מרוצה הוא כזה שימשיך להשתמש בשירותי החברה, ירכוש מוצרים נוספים וימליץ עליכם ללקוחות אחרים ("פרסום חינם").עשה זאת בעצמך - ניהול וסידור המלאיאחד מהנושאים הלוגיסטיים הנפוצים ביותר, בעיקר עסקים קטנים, הוא ארגון וסידור המלאי של החברה.ניהול מלאי נכון מתייחס אל רק לעלויות הלוגיסטיות של אותם המוצרים אלא גם לערכו הכספי של אותם מוצרים, מלאי המנהל באופן שגוי יכול להביא להפסדים כלכליים משמעותיים.הנה כמה שיטות נוחות ופשוטות לניהול המלאי שלכם:1. אחרון להיכנס ראשון לצאת ( LIFO - Last In First Out) - שיטה זו מבוססת על הנחת היסוד כי המוצרים האחרונים להיכנס הם אלו שימכרו ראשונים, בשיטה זו אין צורך בתחלופה קבועה של הסחורה הנמצאת על המדפים וארגון על פי תאריכי האספקה של אותם מוצרים.שיטה זו מתאימה במיוחד לחנויות או חברות המוכרות מוצרים שאינם מתכלים, כמו כלי עבודה למשל.בחנות כלי עבודה העובדים לא יורידו מהמדפים את כל המברגות הישנו כאשר מגיע משלוח של מברגות חדשות, סביר להניח שהמברגות החדשות הן אלו שיימכרו קודם ראשונות ועל כן הן האחרונות להיכנס והראשונות לצאת.2. ראשון להיכנס ראשון לצאת ( FIFO - First In First Out) - שיטה נפוצה מאוד בעסקים לממכר מזון, מסעדות וחנויות המוכרות מוצרים מתכלים.הנחת היסוד היא שהמוצרים הראשונים להיכנס למדפים הם הראשונים שיימכרו, כך המוצרים בלעי תאריך התפוגה הקרוב ביותר ימכרו קודם ויפנו מקום למוצרים חדשים יותר אחריהם.במכולת, לדוגמה, העובדים יסדרו את החלב הישן ביותר (עם תאריך התפוגה הקרוב ביותר) בקדמת המדפים ואת החלב החדש ביותר מאחורה, כדי שהלקוחות ייקחו קודם את החלב הישן והחנות לא תיאלץ לזרוק לפח חלב שעבר פג תוקפו.3. ממוצע - מחיר המוצרים מותאם על פי ערכם הממוצע, אשר נקבע לפי תנודות בשוק.שיטה זו מתאימה לכל חנות או עסק אשר מוכרים או מספקים מוצרים או שירותים אשר ערכם תלוי במצב השוק או בביקוש והיצע ויכול להשתנות במהירות.בעל העסק, או המנהל הלוגיסטי, יכול לשנות את מחיר המוצרים בהתאם לשווים בשוק ולהישאר גמיש בתחרות.שיטת הממוצע עוזרת לכם לפצות על הפסדים על מוצרים שנמכרו מתחת לשווי ערכם באמצעות מוצרים שנמכרו מעל שווי ערכם - בסוכנות רכב, למשל, רכבים בביקוש גבוה יימכרו במחיר גבוה מערכם אולם רכבים אחרים יימכרו מתחת לערכם האמיתי, כך שהממוצע מפצה על ההפסד.4. תמחור פרטני - בעסקים בהם נמכרים מוצרים בעלי תכונות ספציפיות מאוד לכל מוצר מחירם נקבע בהתאם למאפייניהם, ביקוש והיצע הלקוחות ותנודות בשוק ובכלכלה הכלליים.ניקח את דוגמת סוכנות הרכב, שוב - סוכנות רכב צריכה לקבוע את מחיר כל רכב בהתאם למאפיינים הפרטניים שלו: שנת ייצור, משומש\חדש, תוספות וכו', כך שכל מוצר מקבל מחיר מותאם.5. מינימום של מחיר או שווי - מחירו של המוצר נקבע לפי ערכו המינימלי ביותר: עלות המוצר לכם, כעסק (המחיר אותו שילמתם עבור המוצר) או שוויו בשוק (במוצרים אשר ערכם משתנה בהתאם לשוק ההון).שיטת הערכה זו מתאימה לעסקים הסוחרים במתכות יקרות ויהלומים, מוצרי מותרות כמו תכשיטים או שירותים נפוצים בשוק.״כל שיטת הערכה וארגון של מלאי וסחורה מתאימה לעסק אחר, התאימו את השיטה הנוחה, הטובה והיעילה ביותר לכם לפי סוג העסק שאתם מנהלים״, מסביר עדי, ״יהלומן כנראה לא יבחר בשיטת FIFO עבור מוצריו, כמו שירקן לא יבחר בשיטת תמחור פרטני או LIFO. בחירת השיטה המתאימה לכם ביותר תביא לייעול בכל הפעולות הלוגיסטיות הכרוכות בסחורה ובמלאי שלכם.״לא מצליחים לקבל החלטה בעצמכם?אל תתביישו להתייעץ עם רואה החשבון שלכם, שותפים, קולגות וכו', החלטה נבונה ומושכלת נעשית דרך מחקר.4 טיפים מנצחים לסיום1. בנו צוות מיומן - צוות מיומן ומנוסה יביא ליעילות לוגיסטית, בחרו את צוות העובדים הלוגיסטיים בקפידה.אם אתם מנהלים לוגיסטיים של החברה, למשל, ותחתיכם עובד מנהל מחסן דאגו לבחור את מנהל המחסן המיומן והמנוסה ביותר שתוכלו למצוא.2. תעזרו באפליקציות - ישנן מספר רב של אפליקציות שתוכננו במיוחד עבור מנהלים לוגיסטיים ועושת להם את החיים לקלים יותר.היכנסו לחנות האפליקציות שלכם וחפשו אחר אחת מהאפליקציות הבאות (המומלצות על יד מגזין “פורבז"):Inventory TrackerSOS InventoryRetail InventoryLettucejumpStock3. תעדו כל פעולה - כמה פעמים קרה לכם שאיבדתם איזה מוצר אי שם במחסן?תיעוד מלא, מקיף, פרטני ודקדקני של כל פעולה לוגיסטית - הכולל כמות המוצרים, יעדי שינוע, מחירים ושווי ערכי, מקומות אחסון וכו' - יביא לעבודה יעילה ומסודרת ולצמצום המפסדים בשל טעויות.4. שמרו על גמישות - אל תתקבעו על שיטה אחת או דרך פעולה מאוד מסוימת, היו פתוחים לקבל עצות ואף לשנות פה ושם תהליכים מסוימים בשרשרת הלוגיסטית שלכם.גמישות עוזרת לכם להישאר במקום המוביל בתחרות, להתאים עצמכם לתנודות השוק ומביאה לשיפור וייעול המערכת, היו פתוחים לשינויים ותהיו מוכנים לספוג את התוצאות, אך תשמרו על גישה גמישה.ניהול לוגיסטי הוא אחד המאפיינים החשובים ביותר בניהול עסק, במיוחד עסק קטן שמתרחב.אם אתם נמצאים בתהליכי צמיחה, מיזוג עם חברה אחרת, מחפשים דרכים להתייעל כלכלית או בדיוק מתחילים עבודתכם במנהלים לוגיסטיים תנסו להיעזר בטיפים ובשיטות שהוזכרו בכתבה זו, בעזרת כמה פעולות פשוטות תוכלו להביא את העסק שלכם להיות מכונה לוגיסטית משומנת היטב - יעילה, מהירה, מסודרת ומתומחרת היטב.