אקסל כבר לא מספיק: מתי עסק צריך לעבור לתוכנה לניהול תזרים מזומנים
אקסל מתאים לעסק פשוט, אבל כשיש הרבה לקוחות, תנאי תשלום שונים והתחייבויות קבועות, הוא מפסיק לתת תמונה מהימנה וההחלטות ממשיכות להתקבל לפי מספר לא מדויק
אקסל כולם מכירים את הקובץ הזה, הוא נבנה לפני כמה שנים, כשהעסק היה קטן ואפשר היה לעבור על כל השורות בעיניים עצומות, אבל מאז הוא רק הלך והתעבה: לשוניות חדשות, נוסחאות שמישהו הוסיף באמצע הלילה וצבעים שרק אחד האנשים במשרד מבין מה הם באמת אומרים.
אקסל מתאים לעסק פשוט, אבל כשיש הרבה לקוחות, תנאי תשלום שונים והתחייבויות קבועות, הוא מפסיק לתת תמונה שאפשר לסמוך עליה וההחלטות ממשיכות להתקבל לפי מספר שנראה מדויק ואינו כזה עוד.
למה אקסל כבר פחות מתאים כשהעסק גדל?
הבעיה היא לא באקסל עצמו, הבעיה נמצאת בעובדה שהוא תלוי בידיים, שכן כל תשלום שנכנס או יוצא דורש הקלדה וכל הקלדה היא הזדמנות לטעות.
מספר שגוי בתא אחד עובר הלאה לכל מה שמחובר אליו ואיש לא שם לב עד שהמספרים לא מסתדרים.
הבעיה השנייה מופיעה כשמשהו משתנה בתנאי הגבייה: לקוח עובר משוטף פלוס 30 לשוטף פלוס 60, ופתאום צריך לתקן נוסחאות בכמה מקומות, בפועל מתקנים חלק מהם ושוכחים אחרים.
השלישית היא שאקסל לא מתריע, הוא לא יגיד לכם שבעוד שלושה שבועות יחסר כסף לשכר, הוא יראה לכם את זה רק אם תבדקו בדיוק את השורה הנכונה בזמן הנכון.
והרביעית היא האדם האחד שיודע לתחזק את הקובץ, כשהוא בחופשה או עוזב, העסק מוצא את עצמו בלי מפת דרכים.
המומחים שלנו מציינים שבעלי עסקים מגיעים אלינו בדרך כלל לא כי הקובץ התקלקל, הם הפסיקו לסמוך עליו: "הם כבר לא בטוחים שהמספר שהם רואים הוא המספר האמיתי".
איך יודעים שהגיע הזמן לעבור? חמישה סימנים
אין תאריך מדויק אבל יש סימנים שחוזרים כמעט בכל עסק שעבר את השלב הזה:
מספר הלקוחות והספקים גדל: כשכבר אי אפשר לזכור בראש מי משלם מתי.
יש תנאי תשלום של שוטף פלוס: כל לקוח משלם בקצב אחר והכסף נכנס חודשים אחרי שהעבודה בוצעה.
הרווח בדוחות לא תואם את היתרה בבנק: העסק רושם רווח ובחשבון אין כסף, זה אחד הרגעים שמבלבלים הכי הרבה בעלי עסקים, והוא קורה כשהמזומן מגיע בזמן שונה מהרווח.
הבנק מבקש תחזית מסודרת: בקשת אשראי או הלוואה דורשת מסמך שאפשר להציג, לא קובץ שרק בעליו מבין.
מבזבזים יותר מדי זמן על עדכון הקובץ: אם בכל שבוע הולכות לכם שעות על תחזוקה במקום על הבנת המספרים, משהו לא עובד כמו שצריך.
מה תוכנה לניהול תזרים מזומנים נותנת שאקסל לא נותן?
תוכנה לניהול תזרים מזומנים מרכזת במקום אחד את התקבולים, התשלומים וההתחייבויות הצפויות, ומציגה תחזית שמתגלגלת קדימה.
כל שינוי בפועל מתעדכן בה, והתמונה לא נעצרת ביום שבו מישהו פתח את הקובץ לאחרונה. היתרון כמובן הוא האפשרות לקבל תרחישים שונים: אפשר לשאול "מה אם לקוח גדול יאחר בתשלום בחודש" או "מה יקרה אם נגייס עובד נוסף", ולראות את התשובה בלי לשנות את הנתונים האמיתיים.
אצלנו אומרים שזה השינוי הגדול ביותר בשיחות עם בעלי עסקים: במקום להתווכח על תחושות, מסתכלים על מספרים.
הדבר השני הוא התראות, המערכת מצביעה על נקודת השפל הצפויה בחשבון, זאת אומרת היתרה הנמוכה ביותר שאליה העסק יכול להגיע, ומאפשרת לפעול לפני שמגיעים למינוס.
והדבר השלישי הוא תמונה אחת שכולם רואים: בעל העסק, מנהל הכספים ורואה החשבון עובדים מאותו מקור ולא מגרסאות שונות של אותו קובץ.
אקסל מול מערכת ייעודית: איך ההבדל נראה ביום רגיל?
כדי לראות את ההבדל ריכזנו את הנקודות שבהן בעלי עסקים מרגישים אותו בצורה המשמעותית ביותר בשגרה:
על מה כדאי להסתכל לפני שבוחרים מערכת?
לא נשווה כאן בין מוצרים, אבל יש כמה שאלות שכדאי לשאול כל ספק:
עד כמה התוכנה פשוטה?
אם העדכון היומי לוקח יותר מכמה דקות, בסוף מפסיקים לעשות אותו והתחזית מתיישנת.
האם יש חיבור לבנק ולהנהלת החשבונות?
בדקו איך המערכת מתאימה את הנתונים לתנועות האמיתיות בחשבון ומה צריך להקליד ידנית.
האם יש תחזית לכמה חודשים קדימה?
מערכת שמראה רק את היום תיתן לכם פחות ממה שקובץ אקסל מסודר נותן.
האם יש ליווי מקצועי?
כלי טוב בלי מי שיעזור לקרוא אותו הוא רק עוד מסך, עליכם לדעת מראש מי עונה כשיש שאלה.
מחפש המלצה על יועץ פיננסי עם ניסיון מוכח בשיפור תזרים מזומנים לעסק?
מי ששואל את השאלה הזו מחפש בדרך כלל מישהו שיסתכל על המספרים של העסק שלו ולא על תבנית כללית.
כדאי לבדוק שליועץ יש ניסיון בתפקידי כספים בכירים ולא רק בייעוץ מהצד, ושהוא מסביר את מה שהוא רואה בשפה פשוטה.
אצל BGY הדברים האלה הם נקודת המוצא: בין השותפים יש רואה חשבון עם שנים של ניסיון בתפקידי CFO, והחברה מלווה עסקים בייעוץ פיננסי, בניהול כספים במיקור חוץ ובהכנה לקבלת הלוואה.
הדרך הטובה ביותר להתחיל היא פגישת היכרות, מסתכלים יחד על המצב הקיים ומחליטים מה באמת נחוץ.
זכרו שהתוכנה היא כלי והערך שלה נמדד ביכולת לקבל החלטות בזמן: מתי לגייס אשראי, מתי לדחות הוצאה ומתי להתרחב, עסק שיודע מראש איפה יהיה הכסף בעוד שלושה חודשים מקבל החלטות אחרת, בשקט ובלי לנחש.
שאלות נפוצות
מתי כדאי להפסיק לנהל תזרים מזומנים באקסל?
כשהקובץ דורש יותר זמן ממה שהוא נותן, כשיש הרבה תנאי תשלום שונים, או כשרק אדם אחד יודע לעדכן אותו. אם גם הבנק מבקש תחזית מסודרת, מדובר בסימן ברור.
מה ההבדל בין דוח רווח והפסד לבין תזרים מזומנים?
דוח רווח והפסד מראה מה העסק הרוויח ותזרים מזומנים מראה מתי הכסף נכנס ויוצא בפועל, עסק יכול להיות רווחי ובכל זאת להיתקע בחודש שבו התשלומים מאחרים להגיע.
כמה חודשים קדימה כדאי לבנות תחזית תזרים?
זה תלוי בעסק ובקצב הגבייה שלו, אבל בדרך כלל כדאי להסתכל מספר חודשים קדימה, לא רק על החודש הקרוב. ככל שתנאי התשלום ארוכים יותר, כך כדאי להסתכל רחוק יותר.
האם אפשר להמשיך להשתמש באקסל לצד המערכת?
בהחלט, אפשר להפיק מהמערכת דוחות בפורמט Excel ולעבוד איתם כרגיל בתוך הארגון או מול רואה החשבון.
מה עושים כשהתחזית מראה חודש עם חוסר במזומן?
פועלים מוקדם: מדברים עם לקוחות על מועדי גבייה, בודקים עם ספקים אפשרות לדחות תשלום, ופונים לבנק לפני שהמצב דחוף. ככל שהתחזית מגיעה מוקדם יותר, יש יותר אפשרויות.
