7 טעויות פיננסיות שעסקים צומחים עושים - ואיך אפשר לזהות אותן לפני שהן הופכות לבעיה
לקוח שמשלם באיחור, הוצאה חודשית נוספת או פרויקט שרווחיותו לא נבדקה - כך תזהו את הבעיות בעסק שלכם בזמן, לפני שהן הופכות למשבר של ממש
תזרים מזומנים צמיחה היא בדרך כלל סימן טוב לעסק, אבל היא גם השלב שבו טעויות פיננסיות קטנות מתחילות לעלות הרבה יותר כסף. מחזור המכירות גדל, מצטרפים עובדים, ההוצאות מטפסות והפעילות הופכת מורכבת יותר. אם מערכות הניהול הפיננסי לא מתפתחות באותו הקצב, העסק עלול לגלות שהצמיחה עצמה יוצרת לחץ על התזרים ועל הרווחיות.
הסימנים מופיעים לעיתים הרבה לפני המשבר: יתרת המזומנים נשחקת למרות עלייה במכירות, הגבייה מתארכת, הוצאות גדלות מהר יותר מההכנסות או שהנהלת החברה מתקשה לענות על שאלה בסיסית - כמה באמת מרוויחים מכל פעילות.
אלה שבע טעויות נפוצות שכדאי לזהות מוקדם.
מסתכלים על הרווח ומתעלמים מתזרים המזומנים
עסק יכול להיות רווחי בדוחות ועדיין להיקלע למחסור במזומן. זה קורה, למשל, כאשר המכירות גדלות אבל הלקוחות משלמים בשוטף +60 או +90, בזמן שמשכורות, ספקים, שכירות ומסים צריכים להיות משולמים הרבה קודם.
ככל שהעסק גדל, הפער הזה עלול להתרחב. באופן פרדוקסלי, עסקה גדולה וטובה יכולה ליצור לחץ תזרימי אם צריך לממן עובדים, חומרי גלם או ספקים חודשים לפני שהכסף מהלקוח נכנס לחשבון.
איך מזהים את הבעיה?
לא מסתפקים ביתרה הנוכחית בבנק. בונים תחזית תזרים קדימה הכוללת תקבולים צפויים, התחייבויות, תשלומי מס, שכר והוצאות חריגות. בעסק שצומח במהירות, כדאי לבחון אותה באופן שוטף ולא רק כאשר נוצרת מצוקה
מודדים מחזור במקום רווחיות
עלייה במכירות נראית מצוין, אבל השאלה החשובה יותר היא כמה נשאר מכל שקל שנכנס לעסק.
חברה יכולה להגדיל את המחזור ב-20% ובמקביל להרוויח פחות. הנחות שניתנו כדי לזכות בלקוחות חדשים, עלויות כוח אדם, עמלות, מימון והוצאות תפעול נוספות עלולות לשחוק את המרווח.
הבעיה נפוצה במיוחד כאשר ההנהלה עוקבת אחרי "כמה מכרנו החודש", בלי לפרק את הנתונים לפי מוצר, שירות, פרויקט או לקוח.
מה כדאי לבדוק?
במקום להסתכל רק על ההכנסות הכוללות, כדאי למדוד רווחיות גולמית ותפעולית לפי תחומי פעילות. לעיתים מתברר שפעילות שנראית גדולה ומרשימה תורמת מעט מאוד לשורה התחתונה, בעוד פעילות קטנה יותר מייצרת חלק משמעותי מהרווח.
נותנים להוצאות לצמוח בלי בקרה
צמיחה מביאה איתה הוצאות: עובדים חדשים, משרד גדול יותר, תוכנות, שיווק, רכבים, ספקים ושירותים מקצועיים.
כל הוצאה בנפרד יכולה להיות מוצדקת. הבעיה מתחילה כאשר אף אחד לא בוחן את התמונה הכוללת.
עסק שמוסיף בהדרגה עשרות התחייבויות חודשיות עלול לגלות שהוצאות קבועות שנראו זניחות הפכו בתוך שנה לסכום משמעותי. בנוסף, הוצאה קבועה קשה הרבה יותר לצמצם אם קצב הצמיחה מאט.
כדאי לכן להפריד בין הוצאה שתורמת ישירות ליכולת לייצר הכנסה לבין הוצאה שנוספה בעיקר מפני ש"העסק כבר גדול יותר".
תקציב שנתי לבדו לא תמיד מספיק. בעסק דינמי רצוי לבצע השוואה תקופתית בין התקציב לביצוע בפועל ולבדוק חריגות לפני שהן הופכות לחלק קבוע ממבנה ההוצאות.
לא נערכים מראש לתשלומי מס
אחת הטעויות הפחות נעימות מתרחשת כאשר עסק מצליח מגלה שהכסף שנמצא בחשבון אינו באמת כולו שלו.
מקדמות מס, מע"מ, ניכויים ותשלומים נוספים יכולים לייצר הוצאה משמעותית בנקודת זמן אחת. כאשר הפעילות גדלה במהירות, גם סכומי המס עשויים להשתנות בהתאם.
הבעיה אינה בהכרח גובה המס, אלא העובדה שהעסק לא שמר מספיק נזילות לקראת התשלום.
ניהול פיננסי נכון כולל הסתכלות קדימה גם על התחייבויות המס ולא רק על הוצאות התפעול. הערכה תקופתית מאפשרת להיערך לתשלומים ולבחון בזמן האם המקדמות והתחזיות עדיין מתאימות להיקף הפעילות.
מאפשרים ללקוחות להפוך למקור המימון של הבעיה
מכירה עדיין אינה כסף בבנק.
ככל שהעסק גדל, גם יתרת הלקוחות יכולה לגדול במהירות. אם במקביל תנאי האשראי מתארכים או הגבייה אינה מנוהלת באופן מסודר, חלק הולך וגדל מההון של החברה נמצא למעשה אצל הלקוחות.
כדאי לעקוב לא רק אחרי סכום החובות הפתוחים, אלא גם אחרי גיל החוב: כמה מהלקוחות עדיין נמצאים במסגרת תנאי התשלום וכמה כבר חרגו מהם.
גם ריכוזיות דורשת תשומת לב. כאשר לקוח אחד אחראי לחלק משמעותי מהמחזור, איחור בתשלום או אובדן הלקוח עלולים להשפיע בצורה חריגה על התזרים.
מערכת גבייה מסודרת, תנאי אשראי ברורים ובקרה על חריגות אינם פעולות אדמיניסטרטיביות בלבד. הם חלק מניהול הסיכון הפיננסי של העסק.
מקבלים החלטות לפי תחושת בטן במקום לפי נתונים
בעסק קטן, בעל העסק מכיר כמעט כל עסקה וכל הוצאה. כשהפעילות מתרחבת, המודל הזה מפסיק לעבוד.
הנהלה שלא מקבלת מידע פיננסי עדכני עלולה לקבל החלטות על סמך תחושה שנוצרה שבועות או חודשים קודם לכן. עד שהדוחות השנתיים מגיעים, ההזדמנות לתקן כבר עלולה להיעלם.
עסק צומח צריך מספר מצומצם של מדדים ניהוליים שאפשר לעקוב אחריהם באופן קבוע, למשל:
הכנסות ורווחיות לפי תחומי פעילות
יתרות לקוחות וגיל חובות
תזרים מזומנים צפוי
הוצאות בפועל מול התקציב
התחייבויות קרובות
מגמת הרווחיות לאורך זמן
אין צורך בעשרות מדדים. המטרה היא ליצור תמונה שמאפשרת להנהלה לזהות שינוי לפני שהוא הופך לבעיה.
טיפ מהשטח: חמישה מספרים לפני ישיבת הנהלה
אחת הדרכים הפשוטות לשפר את הבקרה היא לפתוח כל ישיבת הנהלה חודשית בחמישה נתונים: יתרת מזומן, יתרת לקוחות פתוחה, התחייבויות ל-30 הימים הקרובים, הכנסות החודש והרווחיות התפעולית.
התרגיל הפשוט הזה מאלץ את ההנהלה לחבר בין המכירות, הגבייה, ההוצאות והתזרים. כאשר אחד המספרים מתחיל לנוע בכיוון חריג במשך מספר חודשים, קל הרבה יותר לזהות את המגמה ולפעול לפני שנוצר משבר.
העסק גדל, אבל המעטפת הפיננסית נשארת כמו כשהיה קטן
בתחילת הדרך, רוב העסקים זקוקים בעיקר להנהלת חשבונות, דיווחים לרשויות ודוחות תקופתיים. ככל שהפעילות מתרחבת, הצרכים משתנים.
חברה עם עובדים, מספר תחומי פעילות, לקוחות גדולים והתחייבויות משמעותיות כבר זקוקה גם לבקרה, תחזיות, ניתוח רווחיות, תכנון מס, ניהול סיכונים ולעיתים גם שירותי חשבות או ניהול כספים.
בשלב הזה חשוב לבחון אם המידע הפיננסי משמש רק כדי לדווח על מה שכבר קרה, או גם כדי לקבל החלטות לגבי מה שיקרה בהמשך.
עבודה עם משרד רואי חשבון שמסוגל להסתכל מעבר להגשת הדוחות יכולה לסייע לחברה לחבר בין החשבונאות השוטפת לבין התמונה העסקית הרחבה יותר. המטרה אינה להוסיף עוד דוחות, אלא להפוך את הנתונים שכבר קיימים לכלי ניהולי.
צמיחה בריאה דורשת גם בקרה פיננסית
רוב הטעויות ברשימה אינן מתחילות כאירוע דרמטי. הן נבנות בהדרגה: עוד לקוח שמשלם באיחור, עוד הוצאה חודשית, עוד פרויקט שרווחיותו לא נבדקה ועוד החלטה שהתקבלה בלי נתונים מלאים.
דווקא בתקופות של צמיחה קל להתעלם מהן, משום שהכנסות חדשות מסתירות חלק מהבעיות.
לכן השאלה החשובה אינה רק כמה העסק מוכר, אלא האם המערכות הפיננסיות שלו גדלות יחד איתו. תזרים צפוי, מדידת רווחיות, בקרה על הוצאות, גבייה מסודרת ודיווח ניהולי מאפשרים להנהלה לזהות בעיות מוקדם יותר ולקבל החלטות על בסיס תמונה מלאה יותר.
משרד הוגן, גינזבורג, יודלביץ' ושות' מעניק שירותי ראיית חשבון, ביקורת, מיסוי, ניהול כספים, חשבות, ניהול סיכונים ושירותים פיננסיים נוספים לחברות, ארגונים וגופים עסקיים.
