אין ספק שהמעבר אל חתימה דיגיטלית הוא צעד מתבקש, עבור כל ארגון או עסק השואף לצעוד עם הזמן וליהנות ממגוון היתרונות של טפסים ומסמכים מקוונים. יחד עם זאת, לא כולם הפנימו עדיין את היתרונות הללו ומתלבטים אם חתימה דיגיטלית מתאימה גם להם. במאמר הזה, לא נעסוק בכל הפלוסים של הטפסים הדיגיטליים אלא נדגיש יותר את העלות-תועלת של השירות, ואת טיבו.

שירות פשוט, מהיר ונגיש

כאשר מדברים על "השירות" של מערכת חתימה דיגיטלית מתכוונים לפעילות מאוד פשוטה ונגישה. זוהי אמנם מערכת מורכבת שתוכננה ותוכנתה עם הרבה מחשבה, אך כל זאת כדי להביא לכך שהמשתמש ייהנה משיא הנוחות והפשטות. זו אינה מערכת שצריך להוריד אל המחשב או הסמארטפון, אלא תוכנה שיושבת בענן ואתם יכולים לגשת אליה בקלות מכל מקום ומכל מכשיר. "השירות" שהמערכת מעניקה הוא מאוד פשוט: רק מעלים אליה מסמכים וממירים אותם לטפסים דיגיטליים תוך שניות ספורות. המערכת גם דואגת לשלוח את הטפסים לכל נמען שציינתם, ולהחזיר לכם את הטפסים המלאים והחתומים אל המייל או לתיק שפתחתם עבור אותו נמען.

בנוסף, המערכת יכולה לספק עוד קשת רחבה של שירותים, כולם נוחים מאוד ומסתכמים פחות או יותר בלחיצת כפתור. לדוגמא, אפשר לשלוח במערכת מסמכים ליותר מנמען אחד, לבצע סבב חתימות טורי או מקביל, להגדיר התראות למשלוח טפסים במועדים רצויים, להגדיר משלוח אוטומטי של טפסים בזמנים ולאנשים רצויים, לתת הרשאות, לסנכרן עם מערכות שכר בעסק, ועוד הרשימה ארוכה. אמנם מדובר בפעולות מאוד פשוטות לביצוע, אך אנשי השירות שמאחורי המערכת גם זמינים עבורכם וידאגו להנחות אתכם בתחילת הדרך ובכל עת בה תצטרכו אותם.

עלות נמוכה – תועלת גבוהה

העלות של מערכת חתימה דיגיטלית על מסמכים משתנה בהתאם לצרכים שלכם, עם חבילות המותאמות להיקף הטפסים הנדרשים – החל בחינם למספר בודד של טפסים. בכל מקרה, העלויות ממש לא גבוהות, וכאשר משווים אותן לתועלות ברור שמדובר בצעד מתבקש שכן מערכת לחתימה דיגיטלית חוסכת המון זמן וכסף. לדוגמא, היא חוסכת בעלויות של ציוד משרדי, בזמן יקר לכם, לעובדים שלכם, ללקוחות ולשותפים, בטעויות אנוש, אובדן מסמכים וכדומה. מהצד השני היא מאפשרת התנהלות עסקית הרבה יותר זמינה, מהירה ונגישה לשביעות רצונם של כל המעורבים.

• התאוששה ממשבר הקורונה? דוקוסיין מכה את תחזיות האנליסטים
• דוקוסיין: פיספסה ברווח, הורידה תחזיות לסוף השנה; צונחת ב-24%
• המלצת המערכת: כל הכותרות 24/7

כמה יתרונות ביתר פירוט

על מנת לסבר את האוזן לגבי שירות הפרימיום שמקבלים במינימום עלות עם חתימה דיגיטלית, הנה סקירה מעט יותר נרחבת של חלק מהיתרונות:

צמצום הוצאות – כמה אתם מוציאים בשנה על ניירות, תיקיות, ארוניות חדשות, דיו, טונרים ותיקונים ורכישה של מדפסות לסוגיהן? עם חתימה דיגיטלית על מסמך ההוצאות האלו צונחות למינימום ויכולות להביא לחיסכון של מאות ואלפי שקלים בשנה לעסק.

צמצום שעות – כל ההתעסקות הדי מונוטונית ומשמימה על ניירת פיזית לוקחת די הרבה זמן, עם כל ההדפסות, הסריקות, ההמתנות עד לחתימה, התיוקים וכן הלאה. חלק נכבד מהשעות האלו נחסכות על ידי חתימה דיגיטלית, פשוט כי היא מייתרת את הפרוצדורה המסורבלת.

הגברת הפריון – זה לא רק חיסכון בזמן עבודה ולכן התייעלות, אלא הגברת הפריון דרך שביעות הרצון. נתונים רבים מראים שבחברות וארגונים שאמצו את החתימה הדיגיטלית, שביעות הרצון של אנשי מחלקת משאבי האנוש, הרכש ומחלקות רלוונטיות נוספות – עולה. פשוט, כי לא צריך להתעסק בפרוצדורות משעממות, ועם התחושה הטובה גם עולה הפריון.

סדר וארגון – אין זה סוד שניירת פיזית יוצרת לפעמים הרבה בלגן. למשל, ניירת שאינה מתויקת במקום הנכון, ניירות שהולכים לאיבוד, שנרטבו או התקמטו, שקשה מאוד למצוא אותם אחרי שנים באיזו ארונית או מגירה, וכן הלאה. לעומת זאת, עם חתימה דיגיטלית כל מסמך נכנס אוטומטית לתיקייה שלו, בלי בעיות וטעויות אנוש על הדרך.

אבטחה גבוהה – מערכת טובה לחתימה דיגיטלית משלבת קובץ מוצפן, ההופך את העניין למאובטח בהתאם לדרישות חוק חתימה אלקטרונית והרשויות הממשלתיות. הקובץ הכמעט בלתי אפשרי לפיצוח נועד להבטיח את זהות החותם ואת העובדה שלא שונו פרטים במסמכים לאחר שנחתמו. בנוסף לכך, עקב הירידה הדרסטית בבלגן ובטעויות אנוש גם קטנות משמעותית פרצות האבטחה ואובדן של מסמכים חשובים ורגישים.

תדמית מתקדמת – אם תסתכלו על הארגונים המובילים במשק, תראו שרובם ככולם כבר עברו לחתימה דיגיטלית על מסמכים. אלו לא רק היתרונות שתוארו לעיל, אלא התדמית של חברה הצועדת עם הזמן והטכנולוגיה. לכך מצטרפת התדמית הירוקה של עסק העושה את חלקו לשמירה על איכות הסביבה.

איכות הסביבה – מכיוון שחתימה דיגיטלית על מסמכים מייתרת הרבה מהניירת, הרי שהיא חוסכת משמעותית בכריתת עצים ובנזקים נוספים של תעשיית הנייר בתהליכי הייצור והשינוע.