סעיף 45 לחוק מע"מ קובע כי "עוסק חייב להוציא לקונה חשבונית עסקה על כל עסקה או חלק מעסקה, גם אם הם פטורים ממס".

לעניין מס, הכוונה בסעיף למס ערך מוסף.

הסעיף מחייב כל עוסק להוציא חשבונית עיסקה.

אין הפרדה בין עוסק מורשה לעוסק פטור.

עוסק פטור, על אף שהינו פטור מחובת דיווח שוטף למע"מ, וכן מחובת תשלום המע"מ, הרי שלפי הסיפא של סעיף 45, יש לו חובת הוצאת חשבונית עיסקה.

בפרקטיקה לעיתים רבות, עוסקים פטורים מוציאים רק קבלות, אך מבחינה חוקית גרידא קיימת עליהם חובת הוצאת חשבונית העיסקה.

על אף החובה הכללית של כלל העוסקים להוציא חשבונית עיסקה, עוסק מורשה (רק עוסק מורשה) רשאי להוציא חשבונית מס במקום חשבונית עיסקה (סעיף 47 לחוק מע"מ).

כלומר, לעוסק מורשה אין חובת הוצאת גם חשבונית עיסקה וגם חשבונית מס, הוא רשאי במקום להוציא חשבונית עיסקה להוציא חשבונית מס.

כמו כן, במידה והלקוח דורש חשבונית מס, יש חובה להוציא לו חשבונית מס (ולא חשבונית עיסקה).

עצם הוצאת חשבונית העיסקה, במקום חשבונית המס, לגבי עוסק מורשה, אין היא מבטלת את חובת תשלום המע"מ הנקוב בחשבונית העיסקה.

במישור של המוכר, עוסק מורשה רשאי במקרים מסוימים לא להוציא חשבונית מס אלא רק חשבונית עיסקה, והדיווח שלו למע"מ, ותשלום המע"מ יהיה בהתאם לסכומי המע"מ בחשבוניות העיסקה.

במישור של הרוכש, כדי לקזז את מע"מ התשומות הוא חייב לקבל חשבונית מס (ולא חשבונית עיסקה).

עוסק שרכש נכסים או קיבל שירותים לצורך עסקו חייב לדרוש מהמוכר או נותן השירותים שהינם עוסקים מורשים חשבונית מס (במקום חשבונית עיסקה) אם הסכום עלה על כ- 250 ש"ח (סעיף 47א(א) לחוק מע"מ).

כמובן, שגם לגבי סכומים נמוכים יותר, אין לו חובה חוקית לדרוש את חשבונית המס, אך לא יוכל לקזז את מס התשומות בגין נכסים או שירותים אלו.

ישנם מקרים בהם ניתן להוציא תלוש מכירה של קופה רושמת, במקום חשבונית:

1) נהגי מוניות עד לסכום של כ- 220 ש"ח (סעיף 9א(ג)(1) להוראות ניהול ספרים).

2) יצרנים מסוימים עד לסכום של כ- 570 ש"ח (סעיף 3 לתוספת א' להוראות ניהול ספרים).

3) סיטונאים מסוימים עד לסכום של כ- 570 ש"ח (סעיפים 2(ב)(6), 2(ג)(5) לתוספת ב' בהוראות ניהול ספרים).

4) קמעונאים מסוימים עד לסכום של כ- 2,650 ש"ח (סעיפים 2(א)(5), 2(ב)(4), 2(ג)(3) לתוספת ג' בהוראות ניהול ספרים).

5) נותני שירותים מסוימים עד לסכום של כ- 1,700 ש"ח (סעיפים 2(א)(6), 2(ב)(6), 2(ג)(5) לתוספת י"א להוראות ניהול ספרים).

קיים בלבול מסוים בין "חשבונית עיסקה" ל"חשבון עיסקה".

חשבונית עיסקה הינה מסמך המחייב רישום מסודר, מספרים עוקבים, הדפסה מראש (או בתוכנה שאושרה), בדיוק כמו חשבונית מס וכמובן שלא ניתן להוציא אותה במעבד תמלילים (ראה סעיף 18(א)(2) להוראות ניהול ספרים).

לעומת זאת, חשבון עיסקה הינו מסמך בצורת מכתב ללקוח המפרט את אופן חיוב שכר הטרחה.

בעל מקצוע חופשי הנכנס לתחולת תוספת ה' להוראות ניהול ספרים (כגון: רו"ח, עו"ד וכו') רשאי להוציא מכתב ללקוח ("חשבון עיסקה") ולשמור אותו כתיעוד, במקום הוצאת "חשבונית עיסקה". חשבון זה כמובן ניתן להוציא במעבד תמלילים ולא חלה עליו "קדושת החשבונית" על כל המשתמע מכך (ראה סעיף 2(4) לתוספת ה' להוראות ניהול ספרים).