דוכני מזון לאירוע חברה: כמה עמדות צריך, ואיך מונעים תורים

למה בכלל דוכני מזון באירוע חברה

בימי גיבוש ובהרמות כוסית מתאימים במיוחד דוכני אוכל עם צוות והכנה במקום: המנות מוכנות לעיני העובדים, והעמדות הופכות לחלק מהחוויה. במקום שולחן ארוך עם מגשים שמתקררים, יש מתחם של עמדות – וופל בלגי, פיצה בטאבון, המבורגר, בר קפה – והעובדים עוברים ביניהן. אבל כדי שהחוויה תעבוד, צריך לחשב נכון כמה עמדות להזמין.

הנוסחה: משתתפים, זמן הגשה ותפוקה לשעה

לפי פופקולנד, שמפעילה יותר מ־1,000 אירועים בשנה מאז 2009, כל עמדת אוכל מגישה בין 100 ל־250 מנות בשעה, בהערכה, לפי סוג המנה וגודל הצוות, וזמן ההגשה המקובל באירוע חברה הוא עד שעתיים. עמדת פופקורן מגישה כ־250 מנות בשעה, בר שתייה כ־200, וופל בלגי או נקניקיות כ־150, ובר קפה או שולחן שוק כ־100. את הכמות מחשבים לכל דוכן בנפרד: כמה משתתפים צפויים לגשת אליו, ועוד כ־10% רזרבה, כי תמיד יש מי שחוזר לסיבוב שני.

דוגמה: 300 עובדים, וכל אחד צפוי לקחת וופל אחד. עם רזרבה של 10% הם 330 מנות, כ־165 בשעה על פני שעתיים. עמדת וופל מגישה כ־150 מנות בשעה, ולכן עמדה אחת לא עומדת ביעד לבדה: מפצלים אותה לשתי עמדות. כשכל דוכן מגיש מנה אחרת – וופל, פיצה ובר שתייה – עושים את החישוב לכל דוכן בנפרד, לפי מספר העובדים שצפויים לגשת אליו.

כמה דוכנים לפי מספר המשתתפים

• 20–100 משתתפים: דוכן אחד עד שניים, או מגשי אירוח ודוכן.

• 100–300 משתתפים: 2–3 דוכנים.

• 300–600 משתתפים: 3–5 דוכנים.

• 600–1,000 משתתפים: 5–8 דוכנים.

מה משנה את החישוב

• שעת שיא: כשכל העובדים יוצאים יחד להפסקה של חצי שעה, צריך פי כמה יותר עמדות. במקרה כזה מפצלים את אותו דוכן לשתי עמדות ומוסיפים צוות.

• ארוחה או נשנוש: אם הדוכנים הם הארוחה עצמה, צריך יותר מהם מאשר כשהם קינוח אחרי ארוחה.

• מגוון: כמה דוכנים שונים – מלוח, מתוק ושתייה – מפזרים את העובדים ומקצרים תורים יותר מעוד עמדה זהה.

• חשמל ומקום: רוב הדוכנים צריכים שתי נקודות חשמל נפרדות, ולכן בודקים מראש כמה דוכנים המקום יכול לשאת.

איך נראה יום האירוע

הצוות של פופקולנד מגיע כשלוש שעות לפני הפתיחה, מקים את הדוכנים ומכין את המנות במקום. מנהל אירוע אחד אחראי על כל העמדות ועומד מול המארגנת לאורך כל האירוע, והעובדים בעמדות לבושים בחולצות החברה ועובדים עם כפפות. בסיום הצוות מפרק ומשאיר את המקום נקי. התפוקה, צריכת החשמל וזמן ההקמה משתנים מדוכן לדוכן, והמפרט המדויק מגיע בהצעת המחיר.

ספק אחד או כמה ספקים?

חברות גדולות מעדיפות לעבוד מול ספק שכבר פתוח במערכת הרכש שלהן. ספק שמספק גם דוכנים, גם מגשי אירוח וגם אטרקציות מאפשר להרכיב את כל האירוע מול ספק אחד, בחשבונית אחת. מאז 2009 פופקולנד מתמחה בדוכני מזון לאירועי חברה, עם יותר מ־1,000 אירועים בשנה ויותר מ־100 סוגי דוכנים – מלוחים, מתוקים ושתייה – בכשרות רבנות פתח תקווה, עם אפשרות למהדרין. בין הלקוחות: Google, SAP, מיקרוסופט, צ'ק פוינט, טבע, PwC, הפניקס, מגדל, מנורה מבטחים, אסותא, אלקטרה וישראכרט, ועוד חברות רבות.

חמש טעויות נפוצות בהזמנת דוכנים

• להזמין לפי מספר הנרשמים בלי רזרבה. תמיד יש מי שמגיע בלי להירשם, ומי שחוזר לסיבוב שני.

• לבחור שלושה דוכנים מאותו סוג. שלושה דוכנים מתוקים לא יחליפו ארוחה, ושלושה מלוחים לא ישאירו טעם של חגיגה.

• לא לבדוק חשמל. דוכן בלי חשמל לא מכין כלום, ובבניין משרדים צריך לתאם את זה מראש.

• לשכוח את שעת השיא. אם כל העובדים יוצאים בבת אחת, החישוב לפי שעתיים לא מספיק.

• לעבוד מול כמה ספקים. כל ספק מגיע בשעה אחרת ועם דרישות אחרות, ובסוף אין מי שאחראי על התמונה הכוללת.

מה להכין לפני שפונים לספק

כדי לקבל הצעה מדויקת, כדאי להגיע לשיחה הראשונה עם כמה פרטים: מספר המשתתפים המשוער, תאריך ושעות האירוע, מקום האירוע ואם הוא בפנים או בחוץ, נקודות החשמל הזמינות, ודרישות הכשרות. מכאן הספק יכול להציע מספר עמדות, צוות, צריכת חשמל וגודל מנה, ולהתאים את התמהיל לאופי האירוע.

אילו דוכנים הכי מבוקשים באירועי חברה

הדוכנים שהכי מבוקשים בימי גיבוש לעובדים ובהרמות כוסית הם דוכן המבורגר לאירועים, דוכן נקניקיות לאירועים, דוכן פיצה בטאבון, דוכן וופל בלגי ובר קפה. באירועי ערב מוסיפים בר קוקטיילים ובר אלכוהול לאירועים, ובקיץ דוכן גלידה ובר שייקים לאירועים.

הכול מספק אחד: דוכנים, מגשים ומכונות

• דוכני מזון לאירועי חברה: יותר מ־100 עמדות אוכל לאירועים, עם צוות שמכין במקום. מי שמחפש השכרת דוכני מזון מקבל דוכן עם צוות שמקים, מכין ומפנה. מכונה בלבד אפשר לשכור להפעלה עצמית.

• מגשי אירוח: חלביים, פרווה וכשרים למהדרין, לישיבות ולאירועים קטנים. משלוח בקירור לכל הארץ.

• מכונות מזון למכירה לעסקים – מכונות פופקורן מקצועיות, ברד וצמר גפן מתוק – עם משלוח לכל הארץ. מכונות להשכרה לאירוע קטן, להפעלה עצמית, אוספים מפתח תקווה.

• קייטרינג לאירועי חברה: מזנון חלבי עם צוות הגשה, לצד דוכני המזון, למי שרוצה גם ארוחה מסודרת.

• פופקורן בטעמים לפי קילו, בתפזורת: ללא גלוטן, טבעוני ולא מטוגן, בכשרות בד"ץ העדה החרדית – גם למטבחון של החברה בין האירועים.

• אטרקציות ליום גיבוש – משחקי ענק, מתנפחים ולייזר – כך שכל היום נסגר מול ספק אחד.

• ציוד למסעדות ולמטבח המוסדי, מנירוסטה וקירור ועד כלי מזנון, למטבחים של חברות ולחדרי אוכל, עם משלוח לכל הארץ.

שאלות נפוצות

כמה דוכנים צריך ל־100 עובדים?

לרוב דוכן אחד עד שניים מספיקים, ושניים נותנים בחירה.

כמה מנות להזמין?

לכל דוכן בנפרד: מספר המשתתפים שצפויים לגשת אליו, ועוד כ־10% רזרבה. אחר כך בודקים שהתפוקה לשעה של הדוכן מכסה את הכמות.

כמה זמן דוכן מגיש?

זמן ההגשה המקובל באירוע חברה הוא עד שעתיים.

מה עושים כשכל העובדים יוצאים להפסקה באותה שעה?

מפצלים את הדוכן הפופולרי לשתי עמדות ומוסיפים צוות, כדי שהתור יתחלק.

אפשר לסגור דוכנים, מגשים ואטרקציות מול ספק אחד?

כן, בהצעה אחת, עם מנהל אירוע אחד ביום האירוע.

המדריך המלא נמצא במדריך: כמה דוכני מזון צריך לאירוע חברה , ואת כל העמדות אפשר לראות בעמוד דוכני מזון לאירועי חברה .