מתי בפעם האחרונה הגעתם עד לרפת כדי ליהנות מחלב פרה? סביר להניח שלא בגלגול האחרון. הטרנספורמציה הדיגיטלית משנה עולמות: יותר ויותר שירותים מופרטים ומה שהיה פעם חלק ממגמת in-house, הופך להיות יותר ויותר מופרט ומבוזר כלפי חוץ.

העולם הבין כי שיתופי פעולה מביאים לרווחים יעילים יותר מתחרותיות מבודדת. אבל מה כל זה אומר על עסקים קטנים? ואיך מיקור חוץ יכול להוזיל לכם עלויות? יצאנו לבדוק את הנתונים בשטח וזה מה שגילינו.

בעוד שיותר ויותר ענפים מסורתיים הולכים ונעלמים, אנחנו עדים לשינוייה של המפה העסקית ברחבי העולם המערבי: פחות כוח אדם, יותר תוכנה. פחות תהליכים מסובכים, יותר חוויית לקוח. עסק שרוצה לגדול, צריך לחשוב בגדול ולצעוד קדימה. וקדימה זה רק בכיוון טכנולוגי. רגע, אז איך זה קשור למיקור חוץ? שאלה מצוינת.

אנחנו לא מתפשרים על תשובות בינוניות ולכן פנינו אל הדס ליטאי מנהלת קשרי לקוחות בחברת המימד השלישי, בין החברות המובילות במשק במתן שירותים עסקיים וירטואליים באווטסורסינג. גילינו שהיתרון הגדול של האווטסורסינג הוא האפשרות לבחור בדיוק כמה רוצים לשלם ועל אילו שירותים. יותר שירותים אישיים מזה - אין.

• שירותי ציות במיקור חוץ: הפתרון החכם לארגונים פיננסיים בישראל
• מהם היתרונות של ניהול כספים במיקור חוץ לעסק שלכם?
• המלצת המערכת: כל הכותרות 24/7

אז מה ה-outsource שלכם היום?

מזכירה אישית שלך, שעושה מרחוק את כל מה שהמזכירה שלך יכולה לעשות במשרד, בלי עלויות נלוות, זמינות מירבית וגיבוי של צוות משרדי שלם. 

מזכירה וירטואלית מבצעת תיעוד, בקרה, מעקב, העברת שיחות, הוצאת משימות לפועל, העברת הודעות, מענה טלפוני מידי ללקוחות ומתן טיפול מלא לכל צורך, בכל שעה בה המשרד עסוק או לא יכול לקבל שיחות, חידוש ביטוחים, רישיונות, מעקב אחר תשלומים, איסוף נתונים, מעקב אחר ביצוע משימות – הכל קורה בזמן הנכון ובלי לרדוף אחרי אף אחד. שלא לדבר על החסכון הכלכלי – משכורת שלמה נחסכת ומושקעת בשיווק ובפיתוח העסק. 

הפקת חשבוניות

הפקת חשבוניות, היא מטלה הכרחית, שלעיתים נדחקת לתיעדוף נמוך מדי של זמן. בעזרת משרד שלם שעומד לרשותכם, עם תוכנות הפקת חשבוניות מתקדמות, אתם מפיקים את החשבוניות בזמן, ללא טעויות, עם בקרה ופיקוח. הפקת החשבוניות היא הבסיס לגבייה שתיערך בהמשך.

עדיין מסתובבים עם ניירת מודפסת במשרד? עוד מחפשים את הדרך הטובה ביותר להצליח להבין מי נגד מי בתוך כל החשבוניות והקבלות הללו? אתם יכולים לשכוח מטעויות בחישוב וחשבוניות אבודות. עם התוכנות המתקדמות של המשרד הווירטואלי, אתם תמיד מקבלים את השירותים המתקדמים ביותר ונהנים מפיקוח מלא על ניהול הניירת שלכם.

• גם עם הגירה שלילית: בישראל 10.178 מיליון תושבים
• השנה של מנהלי הבנקים - הטוב, החלש, הפיננסי, והאם כל אחד יכול לנהל בנק?
• תוכן שיווקי שוק הסקנדרי בישראל: הציבור יכול כעת להשקיע ב-SpaceX של אילון מאסק
• העלימו רווחי קריפטו בעשרות מיליונים - כך חוקרי רשות המסים...

שירותי גבייה במיקור חוץ

כל מי שאי פעם ניהל עסק גדול או קטן, יודע: גבייה לא יעילה מביאה להתנהלות בעייתית בארגון, כתוצאה מתזרים כספי לא מספק. המרדף אחר לקוחות שלא משלמים, שכירת שירותיו של עורך דין, פנייה אל גובים, הוצאה לפועל מאלצים אותך להפנות משאבים רבים לגבייה, במקום לצמיחה אורגנית בריאה.

שירותי גבייה וירטואליים כוללים מעקב אחר תשלומי לקוחות, שליחת תזכורות לתשלומים, בדיקת העברת תשלומים בפועל, עדכון על העברות ויצירת דוחות תקופתיים על הגבייה העסקית לפי דרישה. עייפים ממרדף אחר לקוחות? אז למה אתם מחכים?

ניהול יומן מתקדם

ביום עבודה עמוס, תוך נסיעה באוטו, אתם יכולים להתקשר למזכירה שזמינה לכם, לבקש לקבוע פגישות, לבטל, לשנות, וכל זאת בקלות ובמקצועיות. המזכירה תהיה איש הקשר למול לקוחות, ספקים ואנשי קשר, בצורה מקצועית ועסקית, תוך בניית תדמית נכונה לעסק שלכם. 

אז איך אתם עושים את זה? מטילים משימות על המזכירה? משתמשים ברקורדר בפלאפון? למה שלא תעשו לעצמכם חיים קלים? בלי דאבל בוקינג ובלי בושות מול לקוחות פוטנציאליים. עם היומן הדיגיטלי אתם מקבלים תמונה מלאה של כל השבוע, עם כל המשימות, ויודעים מה קורה בכל רגע נתון. מעכשיו אתם לא רודפים אחרי המזכירה, הלקוחות והספקים – הם רודפים אחריכם.

מזכירה במשרד VS מזכירה במיקור חוץ 

איתור מזכירה, סינון והכשרה

חיפוש מזכירה משרדית יכול להיות מטלה מייגעת. אם אין כימיה, חבל לכולם על הזמן. וכשיש? אז רק מתחיל הסרט... פנינו אל גיל, לקוח המימד השלישי, כדי שימחיש עבורנו את התהליך של חיפוש מזכירה ובמה זה כרוך. "בעקרון יש דרכים שונות אבל רובן מתמקדות בפרסום מודעת דרושים בעתון הנכון ובתשלום שפוי, סינון של מאות טפסי קורות חיים הנשלחים למשרד, ראיונות עבודה רבים שיכולים להיות מאד מתישים לעתים, עד שמוצאים את האדם הנכון, וגם אז – מי מבטיח שהמזכירה באמת תישאר? גם אחרי שקיבלתי לעבודה מזכירה נבחרת, כעבור כמה זמן התגלה שיש אי התאמה בינינו ונפרדנו לשלום... כך קרה פעמיים נוספות. חשוב לזכור שמזכירה אישית מלווה אותי ברוב שעות העירות שלי, למעשה היא יד ימיני. אני צריך לסמוך עליה בעיניים עצומות. ואם אני לא יכול לסמוך עליה בעיניים עצומות, אני לא יכול לסמוך עליה כמעט בכלל כי אני בא לעבודה ועליי להיות ממוקד במטרה. לפעמים זה יכול לקחת המון זמן, והזמן הזה יקר לי".

מזכירה ב-Outsourcing

שירותי מזכירות ב-outsourcing עובדים אחרת. בצד השני עובד אדם שההתמחות שלו היא חשיבה ארגונית, והוא נמצא שם בשבילך בכל רגע שאתה זקוק לו. ניהול המשרד באווטסורסינג כולל את כל השירותים שאתם זקוקים להם, On demand. החל ממציאת מזכירה אישית, דרך מענה ללקוחות באופן שוטף וסביב השעון, התנהלות מול הספקים, מתן מענה לפונים פוטנציאליים, ניהול וארגון התכתבויות באופן שוטף,ניהול יומן, חידוש הרישיונות הנדרשים, טיפול בהזמנות בארץ ובחו"ל ועוד.

זמינות

אי אפשר לדעת מה קורה כשאתם לא במשרד. בדיקת נוכחות, התמודדות עם מחלות ילדים של העובדים, תשלומים שונים כמו שעות נוספות, ימי מחלה ומה לא... ואם לא די בכל אלו, לא תמיד המזכירה יכולה לעמוד בכל הנטל. ואם היא לא מגיעה יום אחד? בלאגן שלם.

מזכירה וירטואלית בכלל לא צריכה אתכם בשביל להתחיל לעבוד... המזכירה האישית שלכם עומדת לרשותכם בכל עת ואם היא לא בתפקיד, תמיד תימצא לה ממלאת מקום.

עלויות

בדיקה קלה מגלה כי אין מנוס מהעלויות השוטפות: מדי חודש מעסיק מפריש תשלומים שונים לעובדים:  שכר עובדים חודשי המשולם לכל עובד במשרד, תשלומי פנסיה ונסיעות, בונוסים, תשלומים על ימי מחלה, ביטוח לאומי, פיצויים וימי חופשה, מתנות ועלויות מעביד אחרות.

על עובד המשתכר 5,000 שקל לחודש מתווספים 213 שקל על שכר נסיעות, 180 שקל על ביטוח לאומי, 612 לפנסיה, 227 דמי הבראה,  208 ימי חופשה וכל אלו סה"כ מסתכמים ב- 6,440 שקל, לא כולל פיצויים ומתנות. כאשר מדובר בשכר של 10,000 שקל נטו, המעביד מוסיף 213 לצורך נסיעות,  536 לביטוח הלאומי,  1250 לפנסיה, 227 דמי הבראה, 208 דמי חופשה אשר יחד מסתכמים לידי 12,434 שקל. 

אבל כאן לא מסתיימות ההוצאות הרי. מעסיקים משלמים על ציוד משרדי לעובדים שלהם. עלויות חד פעמיות כוללות את הצורך ברכישת ציוד אישי למשרד לרבות שולחנות, כסאות מחשב, מחשב נייד, טלפון נייד, טלפונים נייחים וציוד לשימוש בסיסי. 

בנוסף להוצאות החד פעמיות, מעסיקים מספקים לא אחת ארוחות לעובדים שלהם, תשלומי שיחות, הוצאות רכב וכן ציוד שוטף לשימוש העובדים, לדאוג לתחזוקה שוטפת של המשרד לרבות מחשבים ורישיונות תוכנה, חומרה מסוגים שונים וכן ציוד למערכת תקשורת, דיו למדפסות, עטים וריהוט למשרד עצמו, כיבוד ללקוחות והרשימה אינה נגמרת. 

ובמשרד במיקור חוץ? כלום. תשלום חודשי כולל על תמהיל השירותים שאתם בוחרים ואתם משלמים רק על מה שאתם משתמשים בו.

דפוס העסקה

מזכירה במשרד מקבלת שכר ברוטו קבוע מדי חודש בחודשו, וזאת למרות שבמקרים רבים מנהלים מדווחים כי המזכירות עובדות רק משרה חלקית, חצי או 3/4 משרה. אף על פי כן, ובלי קשר להישגים או הספקים, השכר יהיה תמיד אותו השכר. 

במשרד הווירטואלי שלכם אתם משלמים רק על השירותים שאתם צורכים ולא יותר. היתרון העצום בשירותי Outsourcing הוא האפשרות להתאים לעצמכם בדיוק את השירותים שאתם צריכים, בלי לשלם יותר. 

מקורות ידע ומקצועיות

שירותי משרד מסורתיים מוגבלים במאגרי הידע והיכולות שלהם: העובדים מכירים מספר תוכנות שאתן הם עובדים כבר שנים, צורת העבודה אליה הורגלו משרתת אותם באופן קבוע וכל שינוי יצריך השקעה מצידם וכמו כן, על מנת להטמיע ידע חדש במערכת יהיה צורך בהכשרה מתאימה.

לעומת המשאבים של המשרד המסורתי, המשרד הדיגיטלי עומד לרשותכם במגוון עצום של פיצ'רים, תוכנות, סוגים שונים של פלטפורמות עבודה, טכנולוגיות מתקדמות להגנה על המידע העסקי, שירותים דיגיטליים מותאמים אישית, מערכות מתקדמות לעבודה עם לקוחות, ספקים, שירותים ומוצרים, דיווחים וסיכומים על פי בקשה ועוד מגוון עצום. אז למה אתם מחכים בעצם?

הגולם קם על יוצרו?