ייעוץ עסקי ותוכנית עסקית המכוונת להתייעלות

קודם כל, חשוב להסביר כי תוכנית עסקית אינה עוסקת רק בצעדי התייעלות אלא מתייחסת למעשה לכלל היבטי העסק, כאשר בהתאם למטרות התוכנית ונסיבות כתיבתה משתנים הדגשים. בנוסף, התוכנית צריכה להיבנות בצורה רצינית ומקצועית על סמך הבנה מעמיקה של מצב העסק הנוכחי ויעדיו לעתיד, מומלץ על ידי ייעוץ עסקי שמכיר את תחום הפעילות. בין היתר, התוכנית עשויה להתייחס לעלויות ייצור ופיתוח של מוצרים, לעלויות אספקת שירותים, לעובדים פנימיים וחיצוניים של העסק ומשכורתיהם, להוצאות הובלה, אחסון והפצה, לתמחור המוצרים, מידת התחרות בשוק, העץ הארגונים, הוצאות שוטפות כגון חשמל ושכירות, כל נושא השיווק והפרסום ויעדי מכירות, מקורות מימון, וכן הלאה.בכל מקרה, הכוונה היא להצעיד את העסק קדימה באופן הדרגתי, בטוח, ריאלי ונכון, להבדיל מהתנהלות שבאה "מהבטן" ונראית יותר כמו כיבוי שריפות או הנחת טלאים.

נושא ההתייעלות מהווה לא פעם מרכיב חשוב בתוכנית עסקית, ולו מהסיבה הפשוטה שבכל עסק ישנן נקודות שבהן קיים "בזבוז" או לפחות הוצאה בלתי מוצדקת של כספים וזמן. יתר על כן, קיימים עסקים שבהם הצורך בהתייעלות ממש בוער לאור התנהלות בלתי מאורגנת שמובילה להפסדים. אם כן, בתוך התוכנית העסקית ובוודאי בכזו המתמקדת בהתייעלות, יופיעו מספר צעדים שאותם מתכוונים ליישם. הצעדים משתנים כמובן מעסק לעסק, אך יש כמה שנוטים לחזור בתכיפות גבוהה. הנה מספר דוגמאות:

משכורות שאינן מצדיקות את עצמן

בעסקים רבים ישנם עובדים במשרה מלאה אשר עם השנים תפקידם כבר לא מצדיק את השעות ואת המשכורות. כלומר, גם אם בתחילת הדרך הייתה הצדקה לכך, הרי שעם השנים והשינויים בעסק והענף כבר אין הצדקה למשרה מלאה, אך הדברים ממשיכים להתנהל על סוג של "טייס אוטומטי". לפיכך, תוכנית ההתייעלות תכלול את בחינת התפקידים, המשרות והמשכורות בעסק, ובמידת הצורך תורה על צמצומים – למשל העברת עובד במשרה מלאה לחצי משרה, איחוד תפקידים, מעבר למשכורת בסיס נמוכה ומתן בונוסים בהתאם לרווחים או במקרה הפחות טוב אך ההכרחי – פיטורים.

• איך להצליח להגדיל את המכירות לקראת החגים
• המלצת המערכת: כל הכותרות 24/7

הקטנת הוצאות על משכורות

תחום מיקור החוץ התרחב מאוד בשנים האחרונות וישנם עסקים רבים הנסמכים עליו. אחד היתרונות הוא שהשירות ניתן על ידי בעלי מקצוע מיומנים ומנוסים, אך לא כאלו שהעסק צריך לתת להם תנאים סוציאליים, ואף ניתן להעסיק פר פרויקט וצורך. לפיכך תוכנית ההתייעלות עשויה לכלול בחינה של שירותים שניתן להעביר מעובדים המועסקים בעסק למיקור חוץ.

הקטנת עלויות ייצור ואספקה

בעסקים רבים התרגלו לעבוד עם ספקים מסוימים, שאיתם יש קשרים טובים ונוצרו יחסי אמון. יחד עם זאת, לעיתים אין זה המחיר הטוב ביותר שניתן לקבל על המוצר, בין אם בייבוא או מספק ישראלי, מה שמוביל לרווחיות נמוכה מזו שניתן לקבל. לפיכך, תוכנית ההתייעלות עשויה לכוון אל פתיחת משא ומתן מול הספקים הקיימים על תנאי ההתקשרות, וכן על פניה לספקים חדשים ובדגש על ספקים מתחילים שעשויים להציע מחירים מפתים ונוחים יותר.

הקטנת החזרי הלוואות

ההתייעלות עוברת גם בכל הקשור למקורות המימון של העסק ושימוש נכון ומושכל בהם. כך למשל, ייתכן שלעסק יש הלוואות שאינן מיועדות לצרכי צמיחה והתרחבות, כפי שצריך להיות. ייתכן גם שישנן הלוואות שנלקחו בתנאים לא טובים עבור העסק, או לפחות לא אופטימאליים מבחינת הריביות ואפשרויות ההחזר.

יש לציין כי לא פעם קיים בלבול סביב החזרי ההלוואות והנתח שהם תופסים מהוצאות העסק השוטפות, מפני שההחזרים על הריבית אינן נמצאים בדוחות של רואה החשבון. בכל מקרה, תוכנית ההתייעלות עשויה לכוון לסגירת או מחזור הלוואות שאינן מספיק טובות, על מנת להקטין הוצאות ומכאן להגדיל רווחיות. ייתכן שהצעד הנכון יהיה לפנות אל הסניף ולבקש שיפור בתנאים, ייתכן שיהיה נכון לפנות אל בנקים נוספים ולקיים משא ומתן תוך ניצול התחרות, וייתכן שהכי טוב יהיה לפנות אל הקרן להלוואות בערבות מדינה. בכל מקרה, לאור צעדי ההתייעלות וצפי ההוצאות החדש הנגזר מהם, ייתכן שהיקף ההלוואה שהעסק נזקק לה ירד משמעותית.

מנגנון הגבייה

לא פעם בעלי עסקים משתדלים להימנע ככל הניתן מהעיסוק בגבייה, הן מפני שמדובר בהתעסקות לא נעימה והן מפני החשש לאבד לקוחות. יחד עם זאת, מדובר בהכנסות שפשוט לא נכנסות לחשבון, מה שיוצר בעיה בתזרים ובלגן פיננסי, ובכל מקרה מקטין רווחיות. לכן, תוכנית ההתייעלות עשויה להגדיר יעדים ומנגנון מסודר לגבייה ולקבוע את הפרסונה בעסק שתהיה אחראית על הנושא, בהתאם לכישורים האישיים.

התייעלות בניהול

גם הניהול השוטף עצמו עשוי להיות גורם לחוסר יעילות בעסק. למשל כי בעל העסק אינו מספיק מעורב, נוכח, מבין, יודע, דוחף קדימה, נותן דוגמא אישית ומוביל. או להיפך, כי בעל העסק דווקא מעורב יתר על המידה, אינו יודע להאציל סמכויות, משרה אווירה של לחץ ולא מצליח להגביר מוטיבציה ותמריצים אצל העובדים. לפיכך, תוכנית ההתייעלות גם עשויה לכלול הגדרה יותר ברורה של תחומי העיסוק של בעל העסק והעובדים היותר וותיקים ואחראיים, כמו גם לקבוע פעולות להגברת שביעות הרצון של העובדים בכללותם.

לפרטים נוספים בנושא ולקביעת פגישת ייעוץ ללא עלות וללא התחייבות, פנו אלינו בטלפון 035377088