איך מסכמים פגישה ומעבירים את כל המשימות ליומן?
אחת הבעיות בפגישות עבודה היא הפער בין מה שנאמר למה שקורה בהמשך. במהלך השיחה מתקבלות החלטות, אנשים מתחייבים לטפל בנושאים ומוזכרים תאריכים, אבל בסופה כל משתתף עשוי לזכור פרטים אחרים. AI יכול לעזור להפוך את התוכן לרשימת משימות מסודרת.
השלב הראשון הוא ליצור תמלול. בחלק משירותי שיחות הווידאו קיימת אפשרות לתמלול אוטומטי, בהתאם למסלול ולהגדרות הארגון. אפשר גם להקליט פגישה בהסכמת המשתתפים ולהשתמש בשירות תמלול. יש לוודא שהשפה העברית נתמכת ושהתמלול מזהה באופן סביר את הדוברים.
שומרים את הטקסט בקובץ ומעלים אותו ל-ChatGPT או לקלוד. בחשבונות נתמכים ניתן גם לעבוד ישירות עם קובץ שמע.
נוסח בקשה:
"זה תמלול של פגישת עבודה. הכן סיכום קצר עם חמש ההחלטות החשובות ביותר. צור טבלה הכוללת משימה, אחראי, מועד יעד ומצב טיפול. הפרד בין החלטות שהתקבלו לבין רעיונות שהועלו לדיון. בכל מקום שבו חסר אחראי או תאריך, ציין שנדרש בירור. הכן בסוף נוסח מייל למשתתפים".
ההפרדה בין החלטה לרעיון חשובה מאוד. במהלך ישיבה מישהו עשוי לומר שכדאי לבדוק ספק חדש, אבל זו עדיין הצעה. מערכת AI עלולה להפוך אותה בטעות להחלטה שהתקבלה. לכן כדאי לבקש מהמודל להציג לכל משימה את המשפט הרלוונטי מתוך התמלול.
אחרי שמתקבל הסיכום, בודקים את השמות והתאריכים. כשמופיעה התחייבות כמו "עד יום חמישי", צריך לקבוע לאיזה תאריך הכוונה בהתאם למועד הפגישה.
השלב הבא הוא העברה ליומן או למערכת משימות. מי שמשתמש ב-Google Calendar יכול לחבר אותו ל-ChatGPT דרך Plugins, או לעבוד עם ג'מיני ולבקש להוסיף אירועים. לדוגמה: "צור תזכורת ליום שלישי בבוקר לבדיקת הצעת המחיר מהספק".
אפשר גם להעביר משימות ל-Google Tasks, באמצעות ג'מיני בחשבון מתאים. משימות שכוללות אנשים נוספים יכולות להישמר בטבלה משותפת או במערכת לניהול פרויקטים.
כדאי להוסיף ביקורת שבועית. פעם בשבוע מבקשים מהמערכת לרכז את המשימות הפתוחות מתוך פגישות השבוע, ולסמן מה דורש טיפול.
- איך בונים סוכן AI שעוקב אחרי משימות ומזכיר מה צריך לעשות?
- דל זינקה ב-355% השנה, אבל בוול סטריט מתחילים לחשוש שמניות ה-AI התייקרו מדי
חשוב לדעת: התמלול המובנה של Google Meet והאפשרות Take notes for me זמינים כרגע באנגלית, צרפתית, גרמנית, ספרדית ועוד כמה שפות, ועברית אינה ביניהן. גם בחשבון Workspace בתשלום, פגישה בעברית תדרוש הקלטה ותמלול נפרדים. אפשרות מעשית היא להקליט את הפגישה בטלפון, בהסכמת המשתתפים, ולהעלות את קובץ השמע ישירות לצ'אט.
בחיבור Google Calendar ל-ChatGPT קובעים רמת הרשאה: לשאול בכל פעם, לאשר רק פעולות קריאה, לאשר פעולות בסיכון נמוך או לאשר הכל. בהתחלה כדאי להשאיר "לשאול בכל פעם", כך שכל אירוע חדש יוצג לאישור לפני שהוא נכנס ליומן. בחשבונות ארגוניים יצירת אירועים נפתחת רק אחרי שמנהל המערכת מאפשר פעולות כתיבה.
דוגמה: פגישה של 45 דקות הניבה שמונה משימות. שש קיבלו אחראי ותאריך, ושתיים סומנו "נדרש בירור". את שתי האחרונות שולחים במייל למשתתפים לפני שמכניסים אותן ליומן, אחרת נוצרים אירועים בלי בעלים.
החיסכון נוצר בעיקר כשאותו תהליך חוזר. במקום להכין בכל פעם מסמך חדש, משתמשים בנוסח הבקשה הקבוע ומצרפים את תמלול הפגישה. האפשרויות המתקדמות של סוכני AI בעבודה משרדית מאפשרות להרחיב את התהליך גם לניהול משימות חוזר.
