הושלם פרויקט סריקת המסמכים הגדול בישראל

קרנות הפנסיה הוותיקות, בראשות יעל אנדורן, השלימו את פרויקט סריקת המסמכים הגדול בישראל. למעלה מ-110 מיליון מסמכים שנאגרו במרתפי קרנות הפנסיה נסרקו ועובדו באחד מהפרויקטים המהפכניים בישראל. על פרויקט טיוב הנתונים הייתה אחראית חברת DBQ.

מטרת הפרוייקט הייתה ליצור מאגר מרכזי ומסודר לכלל מסמכי הקרנות. לצורך הקמת המאגר בוצע פרויקט סריקת מסמכים התואם את דרישות פרויקט הטיוב. פרויקט הסריקה הינו ייחודי וראשוני הן בהיקפו, והן במורכבותו: למעלה מ- 61,000 ארגזים הכוללים מסמכים שונים נערכו, צולמו, נסרקו ופותחו. כתוצאה מכך שוקמו זכויותיהם לתשלום של עובדים רבים. כל זאת, במשך פרק זמן של כשנה וחצי בלבד.

עקב רגישותו הגבוהה של החומר, הופעלו במסגרת הפרויקט מס' קווי בקרה בלשכות הסריקה - אנשי בקרה של לשכות הסריקה, אנשי הקרנות, ובקרי DBQ. כתוצאה מהשלמת פרויקט הסריקה יכולות כיום הקרנות להפיק מספר יתרונות משמעותיים כגון: גישה למסמכי הקרנות לצורך תהליך טיוב הנתונים, מיפוי וזיהוי מסמכי הקרנות, הקמת מאגר מסמכים אלקטרוני אחיד לכלל הקרנות, גיבוי כפול של החומר הן ע"ג מדיה אלקטרונית והן ע"ג מיקרופילמים. בנוסף, מציאת מסמכים שנעלמו כתוצאה מתיוק שגוי ותיוקם במקום הנכון, חשיפת ארכיבים "נסתרים", הקמת מערכת לאחזור ותיוק מסמכים אחידה לכלל.

רוני שדה, מנכ"ל DBQ, מציין כי : "בניגוד לשיטת הארכיב הסטנדרטית שבה מייצרים קובץ אחד המכיל את כלל המסמכים לתיק הרלוונטי, טופל כל מסמך בנפרד ואורכב בפני עצמו כך שהתיק הוא אוסף וירטואלי של מסמכים (קבצים) ע"פ מאפיין רלוונטי. הסיבה לשיטת אינדקס מיוחדת זו נובעת מפרויקט הטיוב אדיר הממדים שעומדים לעבור מסמכים אלו והצורך לאחד ולטייב נתונים של עמיתים, הפרוסים לעיתים על פני מספר קרנות."