התנופה הטכנולוגית מסייעת לארגונים לנהל טוב יותר את המידע, לתעד פעולות ולעקוב אחר תהליכים, אך בפועל לא נותנת מענה לשני צרכים ארגוניים אחרים - הצורך באיסוף, ניתוח וארגון מידע בטבלאות וגרפים והצורך להתעדכן בזמן אמת על כל אירוע חריג.  הכירו את כלי ה-BI ואת שימושיו השונים, שמסייעים לארגונים לצלוח את אתגרי השעה.

מהי מערכת ה-BI?

כלי BI שואבים נתונים ממגוון מקורות מידע - מערכות ניהול פנים ארגוניות, פורטלים ארגוניים, תיבות דואר, תיקיות מסמכים, תיבות דואר ברשתות החברתיות, מסעות פרסום ברשת, חנויות אינטרנטיות ואתרים המספקים מידע ברשת כמו שערי מטבע, ערכי מניות, עדכוני מזג האוויר, מפות וכדומה.

בנק המידע העצום נשמר בבסיסי הנתונים, מעובד ומנותח באמצעות שאילתות מובנות (כלי BI מהדור הישן) או באמצעות מודל, שעל בסיסו נבנה "לוח מחוונים" (נקרא גם דשבורד) ובאמצעות לוח המכוונים, המשתמש יכול למעשה לחקור את המידע ללא כל הגבלה ולהגיע לתובנות עסקיות חדשות.

מהם השימושים שיש למערכות ה-BI ?

כלי BI משמשים ארגונים לאיתור מגמות שוק, ייעול תהליכים פנים ארגוניים וכעזר לקבלת החלטות

איתור מגמות שוק

ארגונים בתהליכי צמיחה ומסדר גודל בינוני ומעלה יפיקו תועלת רבה מכלי BI רב עוצמה, השואב נתונים ממגוון כמעט אינסופי של מקורות ומתמודד עם היקפים נרחבים של מידע בזמן קצר וביעילות. באמצעות כלי ה-BI ניתן לבצע מודיעין עסקי, לשאוב מידע מהמתחרים, לזהות דפוסים בשוק, לעקוב אחר נושאים אקטואליים ולבצע ניתוחים שונים במטרה להגיע לתובנות עסקיות שיאפשרו קבלת החלטות מושכלת המבוססת על תמונה אחת מלאה.

• חובות של 800 מיליון אירו והפסדי ענק: האם אינטר בדרך לפשיטת רגל?
• אינטר מזנקת ב-24% אחרי שהודיעה שתגייס 38 מיליון שקל
• המלצת המערכת: כל הכותרות 24/7

כלי ה-BI משלב את המידע החוץ ארגוני עם המידע המגיע מהארגון עצמו ומייצר תמונה של הזירה העסקית, הלכה למעשה.

ייעול תהליכים פנים ארגוניים

אחד היתרונות המרכזיים של מערכת ה-BI בא לידי ביטוי ביכולת לעצב את אותו דשבורד בהתאם לצרכים הייחודיים של כל משתמש, וכך למעשה להקל עליו בביצוע תיחקורים, ניתוחים ופעולות מעקב אחר משימות פתוחות, שיוך משימות לעובדים, התכתבות מתוך המערכת עצמה בנוגע למשימות ותהליכים. מעקב אחר התקדמות תהליכי עבודה, מעקב אחר מדדי KPI עמידה או חריגה מהם, מעקב אחר עומסים, היעדרויות, תמהיל המכירות, מיצוי מיטבי של תקציב, ולמעשה קבלת תובנות עסקיות על כל תהליך ארגוני, שמתנהל בנפרד ובמקביל הכל בדשבורד אחד.

עזר לקבלת החלטות

כלי BI מסייעים לארגון לקחת את השליטה "לידיים" , לאתר תהליכים יעילים ולשפר אותם ובאותו אופן לאתר תהליכים, שגורמים לזליגה של אנרגיה או משאבים ארגוניים ולמגר אותם. הדבר מתאפשר בזכות ארגון המידע בתצוגה קלה ופשוטה ובכלים מובנים, המאפשרים לארגן את המידע בקלות ובמהירות במגוון רחב של פורמטים, לייצא ולהעביר מידע בקלות בין חברי הארגון ובין גורמים מחוץ לארגון, תוך שמירה על רמת אבטחה גבוהה. בנוסף, מערכת ה-BI מאפשרת ליצור תחזיות עתידיות ולהסתמך עליהן בתהליכי קבלת ההחלטות העסקיות ברמה היומיומית וגם ברמת החזון העתידי.

לסיכומו של עניין, מערכת BI היא הכלי היחידי המאפשר לארגון לראות את "התמונה העסקית המלאה" , לנתח נתונים בקלות, לעבד אותם לתוצרי מידע ועזרים ניהוליים, המקלים על תהליכי קבלת ההחלטות ומסייעים לו להתייעל ממספר היבטים: התמודדות מול התחרות בשוק, ניהול עומסים, איתור פערים ומגמות, מיגור של תהליכים לא יעילים והרחבת תהליכים מועילים.