בניגוד לציפיות: למה עבודה מרחוק היא דווקא יעילה יותר?

עם ההכרזה על מגפת הקורונה במרץ 2020, מיליוני עובדים עברו לעבוד מהבית בן לילה. המנכ"לים נכנסו ללחץ מהמודל הלא מוכר והביעו חשש שהפרודוקטיביות תקרוס - בלי פיקוח, בלי משרד, איך אנשים יעבדו? אבל מחקר שפורסם אחרי שנתיים של מעקב הפתיע את כולם: עבודה מהבית לא פגעה בפרודוקטיביות - להפך, היא שיפרה אותה.

המחקר שאותו הוביל פרופסור לכלכלה באוניברסיטת סטנפורד, היה הגדול ביותר שנעשה אי-פעם על עבודה מרחוק - הוא כלל 16,000 עובדים בחברה סינית ועקב אחריהם במשך שנתיים שלמות, עם קבוצת ביקורת במשרד. התוצאות היו מפתיעות: עובדים שעבדו מהבית היו פרודוקטיביים ב-13% יותר - זה כאילו שהחברה קיבלה מהעובדים יום עבודה נוסף בכל שבוע במתנה. הם השלימו יותר משימות, טיפלו ביותר שיחות מלקוחות ועבדו יותר דקות ביום.

אבל המחקר גם גילה את המחיר שהחברה שילמה על ה"מתנה" הזאת: החדשנות נפגעה, שיתוף הפעולה פחת וחלה האטה בצמיחה המקצועית. העבודה מהבית לא הרסה את הפרודוקטיביות - היא שינתה את סגנון העבודה של אנשים.

המחקר של סטנפורד: מה באמת קרה?

צוות המחקר חילק את העובדים של לשתי קבוצות באופן אקראי: העובדים בקבוצת המחקר עבדו מהבית 4 ימים בשבוע, ואילו בקבוצת הביקורת המשיכו לעבוד מהמשרד כרגיל. שתי הקבוצות היו זהות - אותם תפקידים, אותם תנאים, אותם מנהלים - ההבדל היחיד היה המיקום.

• ניסאן ג'וק היברידית - האם יש לה את הכלים לנצח את המתחרות הדומיננטיות?
• המלצת המערכת: כל הכותרות 24/7

אחרי 9 חודשים סוכמו הממצאים הבאים:

פרודוקטיביות: קבוצת העובדים מהבית השלימה 13.5% יותר שיחות לקוחות לעומת קבוצת המשרד. הסיבות:

9.5% - עבדו יותר דקות ביום (פחות הפסקות, אין נסיעות)

4% - עבדו בצורה יעילה יותר בדקה (פחות הסחות דעת, סביבה שקטה יותר)

שימור עובדים: התחלופה בקרב העובדים מהבית הייתה נמוכה ב-50% - אנשים לא עזבו כי הם הרגישו שהחברה סומכת עליהם ומאפשרת גמישות.

שביעות רצון: עובדים מהבית דיווחו על רמות גבוהות יותר של אושר ואיזון חיים-עבודה.

• למה הכימיה עם הבוס משפיעה על המשכורת יותר מהביצועים שלכם?
• מהו הגורם שמנבא הצלחה בקריירה שאף אחד לא מודד?
• תוכן שיווקי שוק הסקנדרי בישראל: הציבור יכול כעת להשקיע ב-SpaceX של אילון מאסק
• סופו של התואר: למה מעסיקים כבר לא מסתכלים על הדיפלומה שלכם?

עם זאת, היו גם ממצאים מטרידים שנבעו מהשינוי בצורת העבודה:

חדשנות ושיתוף פעולה: עובדים שעבדו מהבית לא הציעו רעיונות חדשים, לא פתרו בעיות מורכבות ביחד ולא למדו מעמיתים באופן בלתי פורמלי. המסקנה המתבקשת היא שהמשרד לא חיוני לפרודוקטיביות - אבל הוא חיוני ליצירתיות ולמידה.

המפגש המקרי: מה שאובד בעבודה מרחוק

חוקרים מ-MIT עקבו אחר 61,180 עובדי מיקרוסופט במשך חצי שנה. הם מדדו את רשתות התקשורת שלהם - מי מדבר עם מי, כמה פעמים ובאיזו צורה.

הממצאים העלו כי שיתוף הפעולה בין-צוותי ירד ב-25%: עובדים מהבית דיברו הרבה עם הצוות הישיר שלהם, אבל כמעט לא דיברו עם אנשים מצוותים אחרים. במשרד, מפגשים מקריים במסדרון, במטבח או במעלית יצרו חיבורים בין אנשים שלא עובדים יחד באופן רשמי.

אימיילים וצ'אטים עלו, אבל שיחות פנים-אל-פנים (או וידאו) ירדו: אנשים העדיפו לשלוח הודעה מהירה במקום לקבוע פגישה. התקשורת הפכה יעילה יותר אבל רדודה יותר - פחות דיונים עמוקים, פחות חילופי דעות יצירתיים.

היווצרות "בועות": צוותים הפכו למבודדים יותר. כל צוות עבד על הפרויקט שלו, אבל לא היה מספיק שיתוף בין צוותים. זה טוב לטווח קצר (כל אחד מתמקד במשימה שלו), אבל רע לטווח ארוך (פחות חדשנות, פחות רעיונות צולבים).

הפרדוקס של זום: וידאו לא מחליף פגישות

מחקר משנת 2022 השווה בין פגישות פנים-אל-פנים לפגישות זום. החוקרים ביקשו מזוגות אנשים לפתור בעיות יצירתיות - בחדר ביחד או דרך זום.

ממצאי המחקר:

• זוגות פנים-אל-פנים ייצרו 14% יותר רעיונות יצירתיים מזוגות בזום. הרעיונות היו מגוונים יותר, מעניינים יותר ופחות שגרתיים.
• זוגות שעבדו בזום הצליחו יותר במשימות אנליטיות - לבחור את הרעיון הטוב ביותר מרשימה, לנתח נתונים, לקבל החלטות. הם היו ממוקדים ויעילים.

מה הסיבות לכך?

החוקרים השתמשו בכלי מעקב אחר תנועות עיניים ומצאו:

בעבודה פנים-אל-פנים אנשים מסתכלים סביב - על החדר, על הלוח, על הסביבה. זה מרחיב את השדה הקוגניטיבי שלהם ומעודד חשיבה יצירתית.

בעבודה בזום אנשים מסתכלים רק על המסך - שדה ראייה צר. זה מכווץ את החשיבה לניתוח של רעיונות קיימים בלבד.

המחקר המפתיע על שעות עבודה

מחקר שבדק 2,050 עובדים מהבית גילה נתון מטריד: 70% עובדים יותר שעות מהבית לעומת המשרד. בממוצע, מי שעבד מהבית עבד 8.5 שעות ביום - 1.5 שעות יותר מבמשרד. 

למה? הסיבות לכך היו מגוונות, והעיקריות שבהן:

אין הפרדה ברורה: המשרד נמצא בבית, קשה "לצאת מהעבודה". אנשים בודקים אימיילים בשעה 22:00, עונים לצ'אטים בשבת בבוקר.

הפחד מתפיסת הניראות: עובדים מהבית חוששים מאיך שהם נתפסים בעיני המנהל. מכיוון שהם אינם נוכחים פיזית, הם חרדים מהמחשבה שהמנהל יפרש את השקט כחוסר מעש. כתוצאה מכך, הם עובדים שעות נוספות ויוצרים "נוכחות דיגיטלית" מאולצת רק כדי לעצב את התפיסה של המנהל ולהוכיח שהם אכן פרודוקטיביים.

הטשטוש הכרוני: כשהמשרד בבית, גם הצהריים הם "זמן עבודה פוטנציאלי".

התוצאה: עלייה בשחיקה. מחקר משנת 2021 מצא ש40% מהעובדים מרחוק חוו שחיקה - בהשוואה ל-28% במשרדים.

מודל ההיברידי: האם זו הפשרה האופטימלית?

במחקר שנערך בסטנפורד, אחרי 9 חודשים אפשרה החברה לכל העובדים לבחור: עבודה מלאה מהבית או מודל היברידי הכולל גם יומיים או שלושה מהמשרד. 50% מהעובדים בחרו במודל ההיברידי - הם רצו גמישות, אבל גם רצו את האינטראקציה החברתית והמקצועית של המשרד. מחקרים מראים שמודל היברידי משלב את היתרונות של שני העולמות:

ימי עבודה מהבית: עבודה מרוכזת - כתיבה, אנליזה, משימות שדורשות ריכוז ללא הפרעות.

ימי משרד: שיתוף פעולה - ישיבות, סיעורי מוחות, למידה בלתי פורמלית ובניית יחסים.

מחקר שבדק 10,000 עובדים במודל היברידי. העלה את הממצאים הבאים:

פרודוקטיביות: זהה לעבודה מלאה במשרד – לא הייתה  ירידה.

שביעות רצון: גבוהה ב-28% מעובדים במתכונת מלאה במשרד

שימור: תחלופה נמוכה ב-35%

גיוון: 30% יותר מועמדים מרקעים מגוונים (גיאוגרפיה, כלכלה, נכויות)

הפער המגדרי בעבודה מרחוק

מחקר שבדק גברים ונשים בעבודה מרחוק, מצא שעבודה מהבית השפיעה באופן שונה על גברים ונשים:

נשים המועסקות מהבית דיווחו על 33% יותר שביעות רצון - בעיקר בגלל איזון משפחה-עבודה. אבל הן גם ביצעו 2.5 שעות יותר עבודות בית ביום לעומת גברים. המשרד בבית הפך ל"מרכז ניהול הבית".

גברים דיווחו על פחות שביעות רצון - הם הרגישו מבודדים יותר, לא הצליחו להיקשר חברתית, אבל הם לא ביצעו יותר עבודות בית - הזמן "החופשי" מנסיעה לא הפך לעבודות בית אלא לעבודה נוספת או מנוחה.

התוצאה: פער בתחושת העומס. נשים עבדו מהבית אבל גם הפכו ל-"אחראיות השירותים של הבית", מה שהוביל ליותר מתח.

איך עבודה מרחוק משפיעה על עובדים צעירים?

מחקרים שבדקו עובדים צעירים בגילאי 30-22 גילו שהם הסובלים העיקריים מעבודה מרחוק. הגורמים לכך היו:

למידה איטית יותר: עובדים אלה לא יכלו "לצפות" בעמיתים מנוסים, לא קיבלו משוב בלתי פורמלי ולא למדו איך דברים עובדים "באמת".

רשתות חלשות: הם לא בנו קשרים - הצטרפו לחברה דרך זום, פגשו את הצוות דרך מסך, לא יצרו קשרים ידידותיים עם קולגות.

קידום איטי: מחקר מצא שעובדים צעירים שעבדו מהבית קודמו ב-22% פחות בשנתיים הראשונות לעומת עמיתים שעבדו במשרד. הסיבה: "רחוק מהעין רחוק מהלב" - מנהלים לא ראו אותם ולא חשבו עליהם בזמן החלטות על קידום.

הכלים שעובדים: איך נכון לנהל עבודה מרחוק?

מחקרים מזהים 5 אסטרטגיות שעוזרות:

1. שעות עבודה ברורות: התחילו לעבוד בשעה קבועה, סיימו בשעה קבועה. מחקר מצא שאנשים שביססו טקס סגירת יום שכלל למשל סגירת מחשב, הליכה קצרה וקריאת ספר, סבלו ב-40% פחות משחיקה.

2. מרחב ייעודי: פינת עבודה נפרדת, לא על שולחן האוכל. מחקרים מראים שאנשים שעבדו ממקום ייעודי היו פרודוקטיביים ב-18% יותר והרגישו הפרדה בריאה יותר בין עבודה לבית.

3. ימי משרד מתוכננים: אם המודל היברידי, הקדישו את ימי המשרד לפגישות, שיתופי פעולה, ולמידה. אל תבוא למשרד כדי לשבת על זום.

4. תקשורת מוגברת: בעבודה מהבית אי אפשר לסמוך על כך שהמנהלים יראו שהעובד פעיל. צריך לעדכן באופן יזום - סטטוסים, סיכומי יום, עדכוני פרויקטים.

5. הפסקות חברתיות: 15 דקות של "קפה וירטואלי" עם עמיתים, לא בנושא עבודה. מחקרים מראים שזה מפחית בדידות ומחזק קשרים.

מחקרים בתחום צופים כי עד 2025, 75% מהעובדים יעבדו לפחות חלק מהזמן מרחוק. לא מדובר בטרנד זמני אלא בשינוי מבני.

המשרד לא ייעלם, הוא ישנה תפקיד - מ"מקום שאנחנו עובדים בו" ל"מקום שאנחנו נפגשים בו". יהיו בו פחות חדרונים, יותר חללי שיתוף, פחות משרדים קבועים ויותר חללים גמישים. חברות שיצליחו הן אלו שיבינו כי פרודוקטיביות לא שוות ערך להצלחה. אפשר להיות פרודוקטיבי מאוד בטווח קצר ולהיכשל בטווח ארוך, אם אין חדשנות, שיתוף פעולה וצמיחה.