איך באמת אפשר להיות יעילים יותר בעבודה?

סטארטאפים שמציעים תוכנות לשיפור הפרודוקטיביות ולניהול העבודה שלנו צצים כפטריות לאחר הגשם, אין סוף מחקרים ומאמרים על פריון בעבודה, פריון החברה או פריון המשק ועדיין אין תשובה חותכת למה יהפוך אותנו לעובדים יעילים יותר.

לכאורה כלים דיגיטליים מאפשרים תיעוד מלא של שעות עבודה, אך מחקרים מראים שהפער בין זמן נוכחות לתפוקה בפועל יכול להיות גדול. למשל מחקר שנערך בכמה חברות טכנולוגיה מצא כי עובדים שהחזיקו חלון צ'אט פתוח כל היום נראו פעילים במערכת, אבל בפועל בזבזו חלקים גדולים מהזמן על התכתבויות שאינן קשורות למשימות. ישנם ארגונים שעברו למדידת תפוקות במקום לספור שעות ודקות בעבודה שדיווחו על עלייה בתוצר. כך למשל צוותי שירות לקוחות שהגדירו מראש כמה פניות אמורות להיסגר ביום עבודה סיפקו תוצאות טובות יותר, לעומת צוותים שנמדדו לפי זמן חיבור בלבד. זה תומך בתפיסה כי אמון, הגדרה מקצועית וחופש פעולה תורמים ליעילות גדולה יותר מאשר מעקב צמוד.

עומס עומס ועומס

עומס עבודה אינו דבר רע כמובן, אלא טבעי ונורמלי. השאלה היא האם יש עומס עבודה שאינו קשור לביצוע משימות פרופר, אלא לשיחות בצ'אטים ובמיילים. עובדים רבים מדווחים על עומס תקשורתי גבוה במיוחד. לפי מספר סקרים, עובדים טענו כי הם מקבלים עשרות הודעות ביום ממספר ערוצים במקביל. חלקם ציינו שעומס המידע גורם לפיצול הקשב ופוגע ביכולת להתמקד במשימות ארוכות שצורכות ביצוע יסודי. מחקר של Gartner מצא כי כ־38% מהעובדים מדווחים שמקבלים "כמות תקשורת מופרזת" בארגון שלהם. מחקר אחר מצא שהשקעה בהדרכות לשימוש נכון בכלים דיגיטליים, כולל אפליקציות ניהול משימות, תרמה לשיפור משמעותי בפרודוקטיביות. בנוסף עובדים דיווחו כי מודל עבודה היברידי מסייע כאשר יש הפרדה ברורה בין ימים ממוקדי משרד וימים שמוקדשים לעבודה שקטה בבית. במילים אחרות הגמישות עצמה אינה הבעיה, אלא סדר היום שמלווה אותה.

ריבוי פגישות הפך לגורם משמעותי בהאטת עבודה. מחקרים בארגוני פיננסים ותקשורת מציינים שהזינוק בפגישות וירטואליות אחרי מעבר למודל היברידי הוביל לעומס תקשורתי. חברת ייעוץ גדולה בדקה הרגלי פגישות וגילתה כי קיצור אוטומטי של הפגישות ל־25 דקות הפחית עייפות ושיפר את הקצב בפרויקטים מרובי משתתפים. עם זאת נראה שגם איכות הפגישות חשובה לא פחות מהכמות. ארגון בינלאומי בניהול פרויקטים זיהה כי פגישות שלא כללו סדר יום מסודר גרמו לירידה בתפוקה של הצוות עד כ־15%. כלומר לא רק כמה פגישות מתקיימות, אלא איך הן מנוהלות.

• "לא כל העובדים רוצים מודל שלושה ימים מהמשרד ויומיים מהבית ויש מעסיקים שרוצים גמישות"
• מה מניע עיצוב משרד ב-5,000 שקל למ"ר?
• המלצת המערכת: כל הכותרות 24/7

מהבית או מהמשרד?

עבודה מהבית נתפסת בעיני רבים ככלי לשיפור יעילות, אבל נראה שהתשובה מורכבת בהרבה. מחקר רחב של Bureau of Labor Statistics בארצות הברית הראה שב־2019 רק כ־6 וחצי אחוז מהעובדים עבדו בעיקר מהבית, אבל אחרי המגפה הגלובלית התרחבה התופעה בקצב מהיר . בית הספר למנהל עסקים של אוניברסיטת הרווארד מצא שבתחילת 2021 ארגונים דיווחו על שיפור פרודוקטיביות, בעיקר כאשר הם השקיעו בציוד מתאים ובהגדרת תהליכי עבודה ברורים. מצד שני חברות שדיווחו על ירידה בתפוקה ציינו שהעובדים התקשו ללמוד מיומנויות חדשות מרחוק. דוגמה לכך מופיעה במחקרים שבחנו צוותי פיתוח תוכנה: כאשר המטלות היו מוגדרות היטב נרשמה עלייה בתפוקה, אבל כאשר היה צורך בלמידת טכנולוגיות חדשות מרחוק נרשמו עיכובים. במילים אחרות, התועלת של עבודה מהבית תלויה מאוד בהכנה מקדימה .

אמנם עובדים מעדיפים עבודה מהבית אבל כמובן שמעסיקים רואים את המצב אחרת. מעסיקים ברחבי העולם מציינים קושי להתאים את ניהול העבודה לשגרה ההיברידית. לא לחינם דרשו ג'ף בזוס ואילון מאסק מהעובדים שלהם לשוב לשבוע עבודה מלא מהמשרד. בדוחות פנימיים של חברות גדולות מופיעים שלושה גורמים שחוזרים על עצמם: מחסור ביכולת לעקוב אחרי התקדמות משימות מורכבות, עומס מידע ותחושה שחלק מהעובדים מתקשים להדביק את הקצב ללא הכוונה פיזית. מנהלים בחברות בינלאומיות דיווחו במחקר מקיף כי פרויקטים שהסתמכו על עבודה עצמאית, נטו להצליח יותר לעומת משימות שדרשו תיאומים רבים בין עובדים. במקביל חברות שפתחו מרכזי הכשרות וניהלו מעקב אחרי למידה דיווחו על שיפור הדרגתי בתפקוד, כנראה בגלל החיזוק המקצועי שהעובדים קיבלו .

איפה מהפכת ה-AI משפרת פרודוקטיביות?

הבינה המלאכותית נכנסת בקצב גבוה לשימוש יומיומי אך עדיין לא מספיק. דוח של EY משנת 2025, שסקר 15 אלף עובדים ו-1,500 מעסיקים ב-29 מדינות שונות, מצא כי 64% מהעובדים דיווחו על עלייה בעומס העבודה בשנה האחרונה, אך רק 5% מהם דיווחו שהם משתמשים ב- AI כדי לשפר את היעילות שלהם . בפועל, למרות ההבטחה הגדולה ישנם פערים גדולים בין הפוטנציאל של ה- AI לבין המצב בשטח רק מכיוון שחלק גדול מהעובדים כמעט אינו משתמש ביכולות האלו, כנראה בגלל מחסור בהכוונה ובהדרכה, וחבל שכך.
 עובדים שהטמיעו שימוש קבוע בכלים מבוססי AI דיווחו על שיפור משמעותי בביצועים אבל מחקר של בית הספר לניהול באוניברסיטת MIT קבע שזה תלוי הכשרה. אם ההנהלה מתחילה להטמיע כלי AI בעבודה בלי הכשרה מתאימה, לא יהיה שום שינוי בפרודוקטיביות של העובדים כאשר המעסיקים עצמם מדגישים שרכישת מנוי לכלי AI אינה מספיקה. כדי להשיג שיפור אמיתי מקום העבודה חייב ללמד את העובדים איך לעבוד עם הבינה המלאכותית ולשלב אותה כחלק משגרה מובנית . ארגון ה- OECD אף הגדיל והמליץ כי העובדים עצמם צריכים להשתתף בתכנון ובקביעה של איך תיראה העבודה המשרדית עם ה- AI ובהגדרת השימוש בו עבור כלל העובדים.

• מודל הקריירה הדינמי של רותי פורת - השאלה שמכוונת תפקידים, סיכונים והובלת שינוי
• שני הרגלים קטנים שיחזירו לכם את השליטה בעבודה: מעבר לפוקוס עמוק וסגירה נקייה של היום
• תוכן שיווקי שוק הסקנדרי בישראל: הציבור יכול כעת להשקיע ב-SpaceX של אילון מאסק

מה תמיד יעבוד?

בכל מקרה נראה שיש כמה עקרונות שעוזרים לרוב העובדים והארגונים. ראשית נדרש תכנון ברור של סביבת העבודה, בין אם מדובר בבית או במשרד. שנית הגדרה מדויקת של ציפיות, כולל חלוקת אחריות לפי תוצאות ולא רק שעות חיבור. שלישית שימוש מדוד ואפקטיבי בתקשורת פנימית, עם חלונות זמן לעבודה שקטה ובד בבד השקעה בהדרכות ובכלים טכנולוגיים שמאפשרים לעובד לתפקד באופן עצמאי ומקצועי .