כמה אנחנו באמת עובדים בזמן שבו אנחנו בעבודה?

שיח מתמשך בארגונים רבים מעלה שוב ושוב את אותה שאלה פשוטה לכאורה: כמה מתוך שעות העבודה מוקדשות לעשייה אמיתית וכמה הולך על הסחות, מפגשים או פעולות שגרתיות שלא מקדמות את התפוקה. מדובר בנושא שמעסיק מנהלים ועובדים במידה דומה, במיוחד בתקופה שבה מודלים חדשים של עבודה מתערבבים במציאות יומיומית שמחייבת ריבוי משימות.

כמה זמן עבודה הוא באמת עבודה?

ממצאים עדכניים מצביעים על כך שעובד ממוצע מצליח לייצר עבודה משמעותית במשך כשלוש שעות ביום, כלומר בערך 60% מסך הזמן הרשמי במשרד או בבית. אומנם מדובר בנתון שמפתיע חלק מהאנשים, אבל נראה שהוא משקף את המציאות ברוב הארגונים. חלק מהזמן מוקדש לשיחות, למיילים, למפגשים או לדיווחים פנימיים שאינם בליבת העשייה, אם כי הם חלק בלתי נפרד מהשגרה.

במקביל, עובדים שמרבים לעבוד מהבית מדווחים לא פעם על עלייה מסוימת בתפוקה. זה כנראה נובע מכך שיש פחות מעבר בין משימות ופחות פגישות מזדמנות. עם זאת מחקרים קודמים הראו שגם עבודה מרחוק עלולה להוביל לירידה זמנית בתפוקה עד שהארגון מתאים תהליכים חדשים. כלומר מבנה העבודה משפיע על התוצאה, אבל לא בהכרח קובע אותה.

מנגד, מאמר שפורסם בכתב העת Taylor & Francis לאחר הקורונה גרס כי במהלך עבודה מהבית עולה לא פעם מצב שבו העובד אמנם “נמצא” במצב log in במחשבו האישי, אבל חלק מהזמן שלו מוקדש למשימות שמחוץ לליבת העבודה. סביבת העבודה הביתית מגבירה הסחות דעת כגון רעש, נוכחות ילדים או חיית מחמד, או מעבר מהיר בין משימות משפחתיות ומשימות עבודה וכי הסחות הבית מורידות את רמת הריכוז וההתמדה: ענייני רעש, חלל עבודה קפוא, ציוד שאינו מותאם, ותנאי עבודה לא מובחנים מהחיים הפרטיים  כל אלה קשורים לירידה בדיווחים על פרודוקטיביות.
בנוסף, מחקר אחר של אוניברסיטת אוקספורד בחן את “הסחות דיגיטליות” ובעיקר אצל עובדים מרחוק ובו התגלה כי גם אם אין הפרעה סביבתית יש נטייה גבוהה יותר לעבור בין משימות, לענות ברצף למיילים או לבצע סקרולינג בלתי קשור לעבודה.
לכן, אמנם עבודה מהבית עשויה להציע פוטנציאל לריכוז גבוה יותר  אבל היא גם דורשת משמעת עצמית חזקה ותנאים סביבתיים ברורים. במילים אחרות: לעיתים העובד מדווח על “שעות עבודה” מהבית אך בפועל חלק מהשעות מוקדש לתעסוקות שמחוץ לעבודה ישירה. כך נוצרת תבנית שבה חלק מהזמן הבית-עבודתי פשוט “נשחק” בין דרישות העבודה לבין הסחות דעת ביתיות.

• מה מניע עיצוב משרד ב-5,000 שקל למ"ר?
• עובדים מוכנים לוותר על רבע מהשכר בשביל עבודה מהבית - ומה המעסיקים חושבים?
• המלצת המערכת: כל הכותרות 24/7

גם העבודה במשרד לא חפה מהסחות דעת משלה. מחקרים בתחומי ניהול מצאו כבר בעבר כי רק חלק קטן מהזמן במשרד מוקדש באמת למשימות הליבה של העובד. הרבה מהשעות זולגות לפגישות ארוכות, לטיפול במיילים, בירורים, תיאומים והסחות קצרות שמצטברות לכמות משמעותית שעות. לכאורה זה חלק בלתי נמנע מהשגרה, אבל הוא משפיע על התמונה הכוללת.

הערכת זמן העבודה בפועל מגלה תופעה שחוזרת בכל ענף כמעט. עובדים מבלים ימים שלמים בכל שבוע על מיילים ועל מפגשים, כאשר חלק גדול מהם לא נחשב לפרודוקטיבי. נראה שכמחצית מזמן המפגשים אינו תורם ישירות לביצוע המשימות שעל סדר היום. בנוסף, פעולות כמו בדיקת מיילים חוזרת שוב ושוב במהלך היום מצטברות לסדר גודל של כרבע מזמן העבודה השבועי.

• השאלה שהפכה לחשובה ביותר בראיונות עבודה ואיך לענות עליה?
• "אני עושה בריינסטורמינג עם הצוות ועם הג'מיני" - איך ה-AI שינה את עולם העיצוב
• תוכן שיווקי שוק הסקנדרי בישראל: הציבור יכול כעת להשקיע ב-SpaceX של אילון מאסק
• רשימת החיסול: 4 מקצועות שבדרך להיעלם והשינוי הדרמטי בשוק...

נניח עובד שמועסק שמונה שעות ביום. אם מניחים פרודוקטיביות של כשישים אחוז, יוצא שהוא מבצע עבודה משמעותית במשך פחות מחמש שעות ביום. בד בבד פגישות ארוכות, שיחות פתע או החלפת מסרים בצ'אט מקטינות עוד יותר את משך העשייה הישירה. בסופו של דבר נראה שעבור חלק גדול מהעובדים בין כשעתיים לשלוש שעות ביום מוקדשות לפעילות שאינה נחשבת ללב העבודה.

אז איפה יעיל יותר, בית או משרד?

עם זאת עבודה מהבית אינה חפה מאתגרים. לעיתים יש יותר הסחות שמקורן בסביבה הביתית, וקשה להפריד בין עבודה לחיים פרטיים. במשרד יש מצד אחד יותר שיחות ומפגשים מזדמנים שעלולים לפגוע בעומק הריכוז, אבל מצד שני מתקיימות אינטראקציות שמאפשרות פתרון מהיר של משימות ותיאום טוב יותר.

לכן נראה שהיעילות מושפעת יותר מתרבות העבודה ומהניהול ופחות מהכתובת שממנה העובד מתחבר. ארגון שמאמץ מנגנוני בקרה ברורים ומשקיע בהגדרת תהליכים מצליח בדרך כלל לייצר תוצאות טובות יותר גם מהבית וגם מהמשרד. במקביל עובד שמודע למקורות ההסחה מצליח לנהל את זמנו בצורה טובה יותר, לא משנה איפה הוא יושב.

הפער בין שעות העבודה לבין הזמן שבו מתבצעת עבודה ממשית אינו חדש, אבל הוא מקבל משנה תוקף בתקופה שבה מודלי העבודה גמישים יותר. עדיין, זהו אינו דבר הכרחי אלא משהו שניתן לנהל. ארגונים שבוחנים את תמהיל המפגשים, הבקרה על משימות, היקף המיילים והעומס התפעולי מצליחים לשפר את היעילות הכוללת. מדובר בסופו של דבר בחיבור בין תהליכים נכונים, תרבות פנימית מתאימה ומשמעת אישית של העובד.

5 נקודות על עבודה

1. רק 60% מזמן העבודה מוקדש לתפוקה אמיתית
   מחקרים מצביעים על כך שעובדים מבלים רק כ־60% מזמן העבודה במשימות שהן באמת פרודוקטיביות. שאר הזמן מתבזבז על פגישות מיותרות, הפסקות ארוכות, הסחות דעת דיגיטליות ופעולות ניהוליות לא הכרחיות. הנתון הזה מחייב ארגונים לחשוב מחדש על מבנה יום העבודה.

2. פגישות מרובות פוגעות בפרודוקטיביות
   עובד ממוצע מבלה בין 5 ל-7 שעות בשבוע בפגישות לא הכרחיות, ולעיתים אף יותר. פגישות לא ממוקדות או ללא תוצאה ברורה נחשבות לגורם מרכזי לפגיעה בתפוקה ומקטינות את הזמן הזמין לעבודה עמוקה וריכוז.

3. הפסקות קצרות תורמות לתפוקה
   עובדים שלוקחים הפסקות קצרות בכל 60–90 דקות שומרים על רמות ריכוז גבוהות לאורך היום. הפסקות קצרות של 5–10 דקות מגבירות את הפרודוקטיביות הכללית, מפחיתות שחיקה ומשפרות את הבריאות המנטלית.

4. סביבת עבודה דיגיטלית מסיחה
   כ־70% מהעובדים מדווחים כי הודעות, מיילים ורשתות חברתיות מפריעות להם לביצוע משימות. השימוש המוגבר בטכנולוגיה יצר סביבת עבודה מסיחה במיוחד, ופתרונות כמו "זמן שקט" או סינון התראות הפכו קריטיים לשיפור התפוקה.

5. השפעת ההנהלה על פרודוקטיביות
   מנהלים שמעודדים תקשורת פתוחה, הצבת מטרות ברורה ומתן פידבק תורמים משמעותית לעלייה בפרודוקטיביות. לעומת זאת, ניהול לא ממוקד או נוקשה מדי עלול לדכא יוזמה ולעכב תהליכים.