תפסיקו לג'נגל: מחקר מדעי אישר כי ריבוי משימות מעכב ופוגע בתפוקה

 לכתוב אימייל תוך כדי שיחת ועידה. לערוך מצגת בזמן שמאזינים לפודקאסט. לבדוק הודעות באמצע ישיבה - אנחנו קוראים לזה "ריבוי משימות" ומפרסמים את היכולת הזו בקורות חיים כיתרון תחרותי. אבל מחקרים מדעיים מראים תמונה הפוכה: רב-משימתיות לא באמת עובדת - היא גורמת לטעויות, מאטה את הביצוע ופוגעת באיכות התוצר הסופי.

אוכלוסיית המחקר: 33 עובדים "אמיתיים"

חוקרים מאוניברסיטת שפילד בבריטניה בחרו לנקוט בגישה שונה ממחקרי מעבדה טיפוסיים. במקום לבדוק סטודנטים במשימות מלאכותיות, הם עקבו אחר 33 עובדים במקומות עבודה אמיתיים במשך 5 שבועות - סך הכול מולאו 659 רשומות יומן מפורטות על יום העבודה שלהם.

העובדים תיעדו כל יום: אילו משימות ביצעו, כמה זמן הקדישו לכל משימה, כמה הפרעות חוו ומה הייתה רמת הריכוז שלהם. החוקרים מדדו גם מצב פסיכולוגי של "זרימה", כלומר שקיעה מלאה בפעילות, שבו אנשים הכי יעילים ומרוצים.

התוצאות של המחקר היו מטרידות: בימים שבהם עובדים חוו פיצול גבוה של זמן העבודה, הם דיווחו על פחות מצבי זרימה וביצועים נמוכים יותר. הקשר היה חזק ועקבי: ככל שעובד עסק ביותר משימות שונות באותו יום, כך הוא היה פחות יעיל.

• open AI מעניקה אופציות בשווי 1.5 מיליון דולר לעובד
• איך עובדים ב-3 משרות במשרה מלאה בלי שהבוס יגלה?
• המלצת המערכת: כל הכותרות 24/7

"פיצול של זמן עבודה קשור באופן שלילי ומשמעותי למצב של זרימה ולדיווח עצמי על ביצועים תפקודיים", ציינו החוקרים. הם מצאו שהקשר נשמר גם לאחר שליטה סטטיסטית על משתנים כמו עומס עבודה, סוג התפקיד ומאפייני אישיות.

מחיר המעבר: 25 דקות לכל הפרעה

מחקר אחר שנערך באוניברסיטת קליפורניה בדק כמה זמן לוקח לאדם לחזור למצב של ריכוז מלא אחרי הפרעה. צוות החוקרים עקב אחר עובדים במשרדים ומדדו כל פעם שהם הופרעו - על ידי עמית, שיחת טלפון, אימייל או התראה.

הממצא: לוקח בממוצע 23 דקות ו-15 שניות לחזור למשימה המקורית במצב של ריכוז מלא אחרי הפרעה. אם הופרעת 4 פעמים ביום, איבדת שעה וחצי של זמן עבודה איכותי - רק בגלל מעברים בין משימות.

• 10 דקות ביום מספיקות? המחקר שמערער את תפיסת הכושר הקלאסית
• הגוף יודע לרפא את עצמו: המהפכה השקטה שיכולה לשנות את עולם התרופות
• תוכן שיווקי שוק הסקנדרי בישראל: הציבור יכול כעת להשקיע ב-SpaceX של אילון מאסק
• הגוף יודע לרפא את עצמו: המהפכה השקטה שיכולה לשנות את עולם...

מחקר נוסף שפורסם בכתב עת מדעי בפסיכולוגיה בדק את העלות הקוגניטיבית של מעבר בין משימות במעבדה. כשאנשים עוברים ממשימה אחת לאחרת, יש "עלות מעבר" - זמן שהמוח צריך כדי לעזוב את ההקשר של המשימה הקודמת ולהיכנס להקשר החדש. העלות הממוצעת: כ-25 דקות.

החוקרים גילו שהעלות גבוהה במיוחד כשעוברים בין משימות מורכבות או לא מוכרות. עבודה שדורשת חשיבה מעמיקה - כמו כתיבה, תכנון או פתרון בעיות - נפגעת הכי הרבה מהפרעות.

12.6% יותר טעויות

מחקר מהאוניברסיטה העברית בירושלים בדק את ההשפעה על דיוק. המשתתפים במחקר התבקשו לבצע כמה משימות קוגניטיביות פשוטות - כמו סיווג מספרים (זוגי/אי-זוגי) וזיהוי אותיות - בו-זמנית או ברצף.

כשהמשתתפים ביצעו שתי משימות במקביל, הם טעו ב-12.6% יותר מקרים לעומת ביצוע המשימות ברצף, וגם זמן התגובה שלהם הואט משמעותית. החוקרים הסבירו שהמוח האנושי לא מתוכנן לעשות שני דברים שדורשים קשב מרכזי בו-זמנית. מה שאנחנו חווים כ"ריבוי משימות" הוא בעצם מעבר מהיר בין משימות, לא ביצוע אמיתי במקביל.

רק יחידי סגולה מצליחים

האם יש אנשים שבאמת יכולים לבצע ריבוי משימות ביעילות? מחקר מאוניברסיטת יוטה ניסה לענות על השאלה. החוקרים בדקו 200 משתתפים במשימות נהיגה מורכבות תוך כדי שיחת טלפון.

רוב המשתתפים הראו ירידה ניכרת בביצועי נהיגה כשדיברו בטלפון - זמן תגובה איטי יותר, טעויות בשמירת נתיב, וקושי בקבלת החלטות. אבל היו חריגים: 2.5% מהמשתתפים הצליחו לשמור על ביצועים גבוהים בשתי המשימות. החוקרים כינו אותם אנשי-העל של ריבוי המשימות.

המסקנה: כ-97.5% מהאנשים חווים ירידה משמעותית בביצועים כשהם מנסים לעשות שני דברים בבת אחת. רוב האנשים שחושבים שהם טובים בריבוי משימות - טועים. מחקרים מראים שיש אי התאמה בין ביטחון עצמי ביכולת ריבוי משימות לבין ביצועים בפועל.

המוח מאתחל את עצמו מחדש

מחקרי הדמיה מוחית (fMRI) בדקו מה קורה למוח כשעוברים בין משימות. כשאנחנו עוברים ממשימה אחת לאחרת, החלק הקדמי של המוח - האזור האחראי על תכנון, קבלת החלטות ושליטה קוגניטיבית - צריך לבצע שני תהליכים:

·        החלפת המטרה או הכוונה של המוח: זה כמו לסגור תוכנה אחת ולפתוח אחרת.

·        הפעלת הכללים והידע הרלוונטיים למשימה החדשה. המוח צריך "לטעון" את המידע הנכון לזיכרון העבודה.

שני התהליכים האלה מצריכים זמן ומשאבים קוגניטיביים. התוצאה: הפרעות קטנות - כמו הודעת SMS או התראה באפליקציה - גורמות לנזק גדול. המוח נאלץ "לאתחל" את עצמו מחדש, וזה גוזל כוח ריכוז. מחקר מאוניברסיטת לונדון מצא שהפרעות מתמידות במהלך עבודה גורמות לירידה זמנית של עד 10 נקודות IQ - השפעה דומה לאיבוד לילה שלם של שינה.

אשליית היעילות מתנפצת

חוקרים מאוניברסיטת אוהיו מצאו תופעה מעניינת: אנשים שעושים ריבוי משימות מרגישים יותר פרודוקטיביים, למרות שבפועל הם פחות. המשתתפים במחקר שביצעו שתי משימות במקביל דיווחו על תחושת הישגיות גבוהה יותר, אבל בדיקת הביצועים בפועל הראתה שהם עבדו לאט יותר ועשו יותר טעויות.

החוקרים הסבירו שהמרוץ המתמיד בין משימות יוצר תחושת עומס שהמוח מפרש כ"עבודה קשה", ולכן אנשים מרגישים שהם עושים הרבה. בפועל, הם מבזבזים אנרגיה על מעברים ולא על עבודה ממשית.

מה באמת עובד: בלוקים של זמן

במקום ריבוי משימות, מחקרים ממליצים על יצירת "בלוקים של זמן" - קיבוץ משימות דומות לרצפים של זמן. למשל: מענה לכל האימיילים בבלוק של 30 דקות פעמיים ביום, במקום לענות מיד לכל הודעה.

מחקר מאוניברסיטת קולומביה הבריטית הראה שאנשים שהגבילו את בדיקת האימייל לשלוש פעמים ביום דיווחו על רמות מתח נמוכות משמעותית לעומת אלו שבדקו את תיבת הדואר האלקטרוני ללא הגבלה, וגם הפרודוקטיביות שלהם עלתה.

טכניקת "Deep Work", שפותחה על בסיס מחקרים על קשב וקוגניציה, ממליצה על בלוקים של 90-120 דקות של עבודה מרוכזת ללא הפרעות, ואז הפסקה. המוח יכול לשמור על ריכוז מקסימלי כ-90 דקות לפני שצריך מנוחה.