מחקר חדש של בטלר גרופ (Butler Group), המיוצגת בישראל בידי חברת המחקר והייעוץ STKI, טוען כי עובדים מבזבזים עד 25% מיום העבודה שלהם על משימות חיפוש ואיתור מידע, שיכלו להימנע אם היו קיימים נהלים ודרכים לשיתוף מסמכים ומידע בצורה פרודוקטיבית.

הדוח קובע, כי ארגונים מסכנים הרבה יותר מאשר פגיעה בביצועים עסקיים עקב ניהול גרוע של מידע עסקי בעלי ערך גבוה, וכי הגיע הזמן למעבר מפעילות אקראית בתוך חברות לנושאי שיתוף מידע, למאמץ שיתופי מתוחכם יותר. התשובה שמתחילה להסתמן – Web 2.0, אותה תפיסה של ניהול ושיתוף מידע שכיום רווחת ביותר בעולם האינטרנט החיצוני מתחילה להיכנס לתוך הארגון כדרך פרודוקטיבית לשתף תכנים בין העובדים.

"ארגונים רוצים היום להרחיב את הטווח וההיקף של יכולות שיתוף המידע והמסמכים שלהם, כדי לתמוך במיזמים משותפים ופעילויות מסחריות שיתופיות שהנן בעלות ערך גבוה ותקורה נמוכה", אומרת עינת שמעוני, אנליסטית בכירה וסמנכ"ל STKI. "עם זאת, בעיות טכנולוגיה, מגבלות עסקיות ופורמטים שונים של מידע משתלבים לעשיית המשימה של שיתוף מסמכים להרבה יותר מסובכת מכפי שהיא צריכה להיות".

"בעולם העבודה החדש חייבים טכנולוגיות וכלי שיתוף מסמכים לתמוך, לעודד ולאפשר אינטראקציות בעלות ערך גבוה באופן המבטיח חשאיות, אמינות, ונגישות של מסמכים", מוסיפה עינת מ- STKI. תפיסות וטכנולוגיות המגיעות מעולם ה Web 2.0 מאוד יכולות להתאים.

בטלר גרופ מעריכה כי השוק הגלובלי לפתרונות שיתוף מסמכים (Document Collaboration) יגיע לכ- 800 מיליון דולר בסוף שנת 2010. הניתוח מגלה כי תחום זה בתעשיית אינו בשל עדיין, וכי צפויה כניסתם של גורמים חדשים לשוק במהלך 12 החודשים הבאים. הדוח המלא של חברת המחקר כולל פרופילים של יותר מ- 20 יצרנים המציעים מוצרים, טכנולוגיות ושירותים רלבנטיים לתחום.