גבייה
צילום: Scott Graham on Unsplash

גבייה - האם אתה ישן טוב בלילה? ואיך לשפר את תהליך הגבייה?

עמוס כהן |
נושאים בכתבה גבייה

נשמע פשוט, לא? מחלקת מכירות מכרה, מחלקת כספים הוציאה חשבונית, הלקוח צריך לשלם. אז למה אנחנו לא ישנים טוב בלילה? למה יש חשש שלא תהיה גבייה טובה? מעבר לסיבה הרגילה של סיכון הלקוחות (שייכנסו לקשיים תזרימיים ופיננסים ולא ישלמו את החוב במלאו או בחלקו) יש סיכונים נוספים, האם מחלקת המכירות סגרה את הכל? המוצרים הועברו? השירות ניתן בשלמותו? החשבונית נקלטה? תנאי האשראי בחשבונית תואמים את ההסכם? ובנוסף לכל אלה - מוסר התשלומים הישראלי הבעייתי. 

 

זאת לא עוד משימה - גבייה היא המשימה החשובה בעסק

ברמה העסקית, הגבייה היא הסגירה האמיתית של תהליך המכירה. מחלקת מכירות כבר שכחה מהעסקה אבל עד שהלקוח לא שילם זו עסקה שלא נסגרה - יכול להיות זיכוי, חוב מסופק (חוב עם סיכון גדול שלא יגבה) או חוב אבוד (חוב שלא יגבה) ואז כל המשאבים שהושקעו בחברה, לרבות על ידי מחלקת המכירות, מחלקת התפעול באספקת המוצר או השירות, מחלקת שירות המכירות, הלכו לפח. מעבר לכך, החשבונית יצאה, המע"מ שולם.  שילמנו מע"מ ולא קיבלנו כסף. יש לנו תזרים שלילי מהעסקה, יש לנו התעסקות לא פשוטה לנסות לקבל ממע"מ את הכסף בחזרה (רק אם מדובר בחוב אבוד). 

כל ההתעסקות היתה לשווא ויצרה אפילו הפסד. אז איך מצמצמים את הסיכונים? צריך לפעול מסודר ומובנה. להישען על תהליכים נכונים, מערכות מידע וכוח אדם. 

קרדיט: Scott Graham on Unsplash

 

תהליכים נכונים

תהליך המכירה (לרוב) מניע תהליכים נוספים בארגון - חייבים לוודא שהתהליך הוא שלם ונכון בהיבט העסקי, התפעולי, הפיננסי וניהול הסיכונים של החברה.

נניח שקיבלנו הזמנה חדשה.  צריך להקים הזמנה במערכת ללקוח חדש, מי מאשר את הלקוח? מי בודק אותו? מי קובע את רמת האובליגו? הרי אם בסופו של דבר מדובר בלקוח בסיכון גבוה שאי אפשר לאשר לו אובליגו ואין לו יכולת לשלם במזומן אז תהליך המכירה הזה לא יושלם, במקרה הטוב ייעצר לפני שההזמנה ירדה לביצוע. זה מצוין, כי זה חוסך את "המקרה הרע" - טיפול משפטי וחוב אבוד.

זה חוסך מצב שבמקום תזרים חיובי מעסקת מכירה אנחנו עם תזרים שלילי של מע"מ, טיפול משפטי והמון זמן שהלך לאיבוד בעסקה הזו. ולכן, תשרטטו את כל התהליך מכניסת הליד ועד גביית החוב, תסמנו את הצמתים הקרובים ביותר שאפשר לשלב, את הבקרה הנדרשת והצמתים שבהם תהליכי הגבייה משתלבים. זה לא תמיד אפשרי אבל צריכים לשאוף שתהליך הגבייה לא יהיה בסוף.

הסכמים והזמנות: לא לזלזל בניירת, צריך שיהיו מסמכים שלמים, משפטיים, שכוללים תנאי תשלום ברורים, אחריות, בטחונות וערבות אישית, זכויות החזרה והחלפה, אישור לקוח לפי זכויות החתימה של הלקוח! ועוד.

קיראו עוד ב"CFO"

ניהול אובליגו: נושא מורכב מאוד, לרוב, חברות בגודל בינוני לא יודעות להתמודד עם ניהול אובליגו. אין באמת מידע שקוף על הלקוח. גם אם יש לכם גישה או שהלקוח שיתף דוח כספי, הוא נכון כנראה למספר חודשים טובים אחורה. אז מה כן אפשר לעשות? לנהל את ההיסטוריה הפנימית של הלקוח מולכם, כמה הוא קנה עד כה? האם שילם בזמן? אפשרות נוספת (אבל מעט יקרה ונאריך על כך באייטם נפרד) היא ביטוח אשראי, שיטה טובה לקבל גם ניהול אובליגו נכון בשיתוף עם אנשי מקצוע שזה כל מה שהם עושים.

בכל מקרה את האובליגו יש לנהל ולוודא שמחלקת מכירות יודעת לעדכן את הלקוח בזמן אמת מה מצב האובליגו שלו לפני שההזמנה יורדת לביצוע.

שילוב מחלקת הגבייה: הדבר הגרוע ביותר זה שילוב מחלקת הגבייה בסוף התהליך. לא להמתין לאחר שתהליכי המכירה והתפעול הסתיימו כדי לעבור לשלב הגבייה, כי לאחריהם הלקוח כבר "צריך" אותנו פחות. אפשר לשלב את הגבייה בתוך התהליכים, לאסוף המחאה במועד האספקה (במקרה של אספקת מוצרים אל הלקוח), לנהל תשלומים בהו"ק (הוראת קבע) ואולי אפילו להציע תשלום מראש בתמורה להנחה. זו גם דרך לבחינת מצבו התזרימי של הלקוח, אם לקוח סירב לשלם מזומן תמורת הנחה של 3% (במקום שוטף + 30) אז סביר שמצבו הפיננסי אינו טוב.

 

מערכות מידע

העברת המידע, בזמן אמת, בתוך הארגון היא הכרחית, זה לא Nice to have זה Must to have. כשמחלקת המכירות מקימה הזמנה, היא צריכה לקבל בפוש (בדחיפה) את הנתונים של הלקוח, האם יש חוב בפיגור, האם הוא בתוך מסגרות האשראי וכו'. חשוב לנהל הרשאות בתוך הארגון, לחסום ידנית או אוטומטית לקוחות. למירב מערכות ה-ERP יש את היכולת, רק צריך לנהל את התהליך בצורה יעילה ונכונה.

מערכות התראה! - חברות נופלות ביום אחד, אבל יש עשרות סימני התראה במשך חודשים. כשחברה נכנסת לקשיים היא כנראה תיכנס להליכים משפטיים מול ספקים, לקוחות, עובדים. צפוי שהיא תשנה שעבודים, סיכוי טוב שגם יהיו שינויים של בעלי תפקידים ועוד. יש מערכות התראה בזמן אמת. זה נותן לכם את האפשרות ליזום פעולה, לסגור קווי אשראי, לעצור אספקות חדשות. גם אם החוב הקודם הפך להיות בסיכון גבוה אתם יכולים בקלות לצמצם אותו או לפחות למנוע את הגדלתו.

 

כח אדם

זו משימה קשה, אפילו סיזיפית. גם כשהכל עובד כמו שצריך, מוסר התשלומים הישראלי הוא בעייתי. במקרה הטוב צריך לתזכר את הלקוח, במקרה הרע צריך לרדוף אחריו. הכרחי לשים את העובד המתאים למשימה הזו. מסודר, נעים כשצריך, קשוח כשצריך, אחד שיודע לזהות בטון השיחה מה מצב הלקוח והאם באמת "השיק בדרך".

 

לכאורה, זו המשימה הפשוטה ביותר במחלקת הכספים, לרוב אנשי הגבייה הם גם ללא השכלה או כישורים של הנהלת חשבונות, אבל פשטות המשימה (להרים טלפון, לשלוח דוח, לעשות התאמת כרטסת) לא מצביעה על חשיבותה. תקדישו לה את המשאבים הראויים. תתכננו את התהליכים ושלבו את תהליכי הגבייה מוקדם, וודאו שמערכות המידע דוחפות את הנתונים ושיש אנשים מתאימים בתפקיד.

הגב לכתבה

השדות המסומנים ב-* הם שדות חובה
שי אהרונוביץ מנהל רשות המסים
צילום: יעל צור

בעל עסק, מרוויח עד 120 אלף ש' בשנה? קבל פטור מהגשת דוח שנתי לרשות המסים

הקלה גדולה על בעלי עסקים זעירים - פטור מהגשת דוח, תשלום מקדמות ומחובות נוספים לרשויות
חיים בן הקון |

רפורמה חשובה לעסקים זעירים יוצאת לדרך. עסקים עם מחזור של עד 120 אלף שקל בשנה יוכלו לקבל פטור מהגשת דו"ח שנתי, מתשלום מקדמות ומחובות נוספים. מדובר על הקלה גדולה לכאלו שמרוויחים יחסית מעט והבירוקרטיה מעמיסה עליהם מאוד. מס הכנסה בעצם במבחן העלות תועלת, מוותר להם על הגשת דוח ומקדמות, ומגדיר את הדוח שלהם באופן יחסית אוטומטי - ההכנסות השוטפות והכרה בהוצאות לפי נוסחה מסוימת.   

רפורמה חשובה לעסקים זעירים

ועדת הכספים של הכנסת אישרה היום את התיקון לתקנות מס הכנסה, המאפשר לעסקים עם מחזור שנתי שאינו עולה על תקרת המחזור של עוסק פטור (120 אלף ₪ בשנת 2024) להירשם כ"עסק זעיר" במס הכנסה. עסקים שיירשמו כ"עסק זעיר" יהיו רשאים לנכות מהכנסותיהם הוצאות בשיעור של 30% מהמחזור במקום לדרוש הוצאות שהוצאו בפועל במסגרת הדו"ח השנתי. ברוב המקרים, עסקים אלה יהיו פטורים מהגשת דו"ח שנתי, ובנוסף, לא יחויבו בתשלום מקדמות מס הכנסה במהלך השנה ובהגשת הצהרת הון. כיום, בעלי עסקים זעירים נדרשים להגיש בתחילת השנה העוקבת דו"ח שנתי המפרט את הכנסות העסק וההוצאות שבעל העסק מבקש לנכות מהכנסתו לצורך חישוב המס, ובנוסף הם נדרשים לדווח ולשלם מקדמות אחת לחודשיים במהלך שנת המס. עבור בעלי עסקים רבים מדובר בהליכים מורכבים הדורשים זמן וידע מקצועי. במסגרת הרפורמה, עסקים העומדים בתנאי החוק שייבחרו לסווג את עצמם כ"בעל עסק זעיר", יוכלו לבחור בדרך התנהלות קלה יותר וייהנו מממשקים פשוטים מול רשות המסים.  במהלך השנה, יערכו עסקים אלה חישוב מס, במערכת תיאומי המס (בדומה לשכירים שעובדים בעבודה נוספת), ובתום השנה ידווחו על מחזור הכנסתם וישלמו את המס המגיע, בהתאם לחישוב שהמערכת תערוך עבורם על בסיס תיאום המס ולאחר ניכוי הוצאות בשיעור של 30% מהמחזור. על בעל עסק שמעוניין להיכנס למסלול החדש להירשם במערכת ייעודית שפותחה לשם כך. במהלך חודש נובמבר תעלה רשות המסים לאוויר עמוד אינטרנט ייעודי אשר יכלול גישה לכל המערכות המקוונות שפותחו לטובת הרפורמה, לצד הסברים מפורטים בנוגע לשימוש בהן. עסקים העומדים בתנאים להכרה כ"בעל עסק זעיר" שיבצעו את שינוי הסיווג וחישוב המס במהלך שנת 2024 יהיו זכאים לפטור מהגשת דו"ח שנתי כבר השנה (דו"ח שנתי לשנת המס 2024).     

מה זה בעצם עסק זעיר ואיך מס הכנסה מגדיר עסקים?

ההגדרות של מס הכנסה בישראל עבור עסקים מסוגים שונים מבוססות בעיקר על מחזור ההכנסות השנתי והיקף הפעילות. הנה פירוט של ההגדרות:

עסק זעיר

עסק זעיר הוא בדרך כלל עסק שמחזור ההכנסות השנתי שלו נמוך, בדרך כלל עד כ-120,000 ש"ח. מדובר בעסק קטן מאוד שיכול להיות עצמאי יחיד או עוסק פטור. ההגדרה עשויה לכלול עוסקים שלא חלה עליהם חובת ניהול ספרים או שנדרשים להגיש דוחות פשוטים בלבד.  

עסק קטן

עסק קטן מוגדר כעסק שמחזור ההכנסות השנתי שלו נע בין 120,000 ש"ח לכ-25 מיליון ש"ח, בהתאם לתחום הפעילות. בעסקים קטנים, ייתכן ויהיו כמה עובדים אך עדיין מדובר בעסקים בקנה מידה מצומצם יחסית. עסקים קטנים מחויבים בניהול ספרי חשבונות בהתאם לדרישות מס הכנסה והמע"מ ועשויים להיות רשומים כעוסקים מורשים או כחברות בע"מ.  

עסק בינוני

עסק בינוני הוא עסק שמחזור ההכנסות השנתי שלו נע בין 25 מיליון ש"ח ל-100 מיליון ש"ח. עסקים אלו בדרך כלל מעסיקים מספר עובדים נרחב יותר ויש להם ניהול מורכב יותר. הם חייבים בניהול ספרי חשבונות מפורטים ועומדים בדרישות מס הכנסה ומע"מ שכוללות דיווחים חודשיים או דו-חודשיים.  

עסק גדול

עסק גדול מוגדר כעסק שמחזור ההכנסות השנתי שלו עולה על 100 מיליון ש"ח. מדובר בחברות ובארגונים שמעסיקים מספר גדול של עובדים ופועלים בשווקים גדולים יותר. עסקים גדולים נדרשים לניהול ספרי חשבונות מורכב ולדיווחים שוטפים למוסדות המס.  

עוסק פטור

עוסק שמחזור עסקאותיו השנתי נמוך מהתקרה הקבועה בחוק (כ-107,000 ש"ח נכון לשנת 2024). עוסק פטור אינו מחויב לגבות מע"מ מלקוחותיו, אך אינו יכול לקזז מע"מ תשומות.  

עוסק מורשה

עוסק שמחזור עסקאותיו גבוה מהתקרה לעוסק פטור והוא מחויב בגביית מע"מ והעברת הדיווחים למס הכנסה ולמע"מ בהתאם.הגדרות אלו נועדו לשמש את רשויות המס לצורך קביעת דרישות הדיווח והטיפול בכל סוגי העסקים, ובמקרים מסוימים הן גם משפיעות על חובות רגולטוריות אחרות כגון תשלומים לביטוח לאומי   על רקע הרפורמה בעסקים זעירים, אמר שר האוצר, בצלאל סמוטריץ': "אנחנו נחושים להקל על העסקים הזעירים שפועלים כחוק. המהלך שאושר היום בוועדת הכספים הוא צעד חשוב שמסייע להם – חוסך להם כסף, מפשט תהליכים, ומפחית את הצורך בבירוקרטיה ובפנייה לרואה חשבון ומס הכנסה, מפשט תהליכים ומהווה דחיפה לפיתוח הכלכלה. כך אנו מאפשרים לעסקים להתמקד בצמיחה ולא בבירוקרטיה.״ מנהל רשות המסים, שי אהרונוביץ': "כלכלת ישראל מתמודדת בימים אלה עם אתגרים קשים, בשל מלחמת חרבות ברזל. דווקא עכשיו, יותר מתמיד, חשוב לקדם צעדים שיעודדו פעילות כלכלית במשק. במסגרת זו, עשינו מאמצים גדולים בשנתיים האחרונות לבחון כיצד ניתן להקל על ההתנהלות של עסקים קטנים מול רשות המסים, ואת התוצאה של המאמצים האלה רואים היום. החל מהיום, קל יותר לעשות עסקים במדינת ישראל. שכירים שרוצים מקור הכנסה נוסף, או יזמים עם רעיון לעסק קטן, לא יצטרכו יותר להתלבט האם היוזמה הכלכלית שלהם שווה את ההתנהלות מול רשויות המס. הם ייפגשו את רשות המסים רק פעמיים בשנה, בפעולה קצרה ומקוונת".