גני אירועים שנסגרים במפתיע, קלקולי קיבה ודרך בוצית הם רק חלק מהתקלות שיכולות להרוס לכם את היום החשוב בחייכם. כך תוכלו למנוע מכם עוגמת נפש
מאת: יערית טרבלסי, אתר מתחתנים
חתונה היא אירוע מרגש ומכונן בחיי כל זוג; מעבר לשמחה הגדולה, היא מסמלת גם את הפיכתם של שני אנשים למשפחה אחת. ענף החתונות בישראל מגלגל מיליארדי שקלים בשנה ומגוון האולמות, גני האירועים, הספקים והדילים השונים המוצעים לזוג הצעיר הולך וגודל בכל שנה.
לא פעם אנחנו שומעים על זוגות שאיבדו כסף רב בתהליך ההתארגנות לחתונה, לאו דווקא באשמתם, אך אין ספק שזוהי מכה כואבת ומטלטלת עבור כל זוג, בטח בתקופה הלחוצה גם כך לפני החתונה.
על מנת לעזור לכם להימנע מ"נפילות", ריכזנו עבורכם, בעזרתו של עמרי חן - מנהל מכירות בגן אירועים 'טרויה', כמה טיפים חשובים שגם ימנעו מכם עוגמת נפש וגם יחסכו לכם כסף לפני שתסגרו עם גן אירועים כלשהו.
- רישיון עסק
מקומות רבים בישראל פועלים ללא רישיון עסק או היתר בניה, והדבר האחרון שאתם מעוניינים שיקרה לכם הוא שיבטלו לכם את האירוע זמן קצר לפני המועד. לכן בקשו לראות בעיניכם את רישיון העסק ו/או את היתר הבניה של המקום. אם עדיין לא קיים רישיון, יש להקפיד לקבל אישור בכתב שהרישיון בהתנהלות וכי יש תעודת ביטוח, כיבוי אש ואישור משטרה מסודר
.
- תשתית
שימו לב לסביבת האולם והגן, בייחוד אם אתם מתחתנים בחורף: בדקו האם החניה סבירה ועשויה מאספלט ולא מכורכר שעלול לגרום להחלקה, בוץ ושלוליות; ודאו שתהיה הכוונה מוארת על ידי סדרנים, בייחוד ביום גשום; בדקו את רמת החימום של האולם - אם מדובר בחלל גדול, חשוב שיהיה חם מספיק, ועם זאת, שלא יהיו ריחות לוואי לא נעימים כתוצאה מהחימום; ודאו כי יש במקום גנרטור, למקרה של הפסקת חשמל
.
- מפרט צוות
הקפידו לקבל מפרט מסודר של מספר אנשי הצוות באירוע ומספר מלצרים
. נהוג שיהיה מלצר אחד לפחות, על כל 24 מוזמנים. כתבו את הדברים והחתימו את מנהל האולם
.
- סגרו קצוות ופגשו כל איש מקצוע בנפרד
לאחר שסגרתם על האירוע, הקפידו להיפגש עם כל אחד מבעלי המקצוע בנפרד - על האוכל עם השף, על ניהול אירוע עם מנהל האירוע וכדו'. כל איש מקצוע מומחה בתחומו ופגישות נפרדות יבטיחו לכם שהאירוע יתנהל בדיוק כמו שאתם רוצים. היפגשו עם מנהל האירועים שבועיים לפחות לפני יום האירוע ושבו עימו על כל תוכנית האירוע בצורה מסודרת.
- כשרות
בדקו מבעוד מועד איזו כשרות יש למקום וודאו שהיא בתוקף.
- שעות האירוע וחתונות שישי
בדקו מהם שעות האירוע שמאפשר המקום, והאם ישנה הגבלת שעה לסיום. אם בחרתם להתחתן ביום שישי בצהריים, שימו לב שסגירת האירוע היא שעה וחצי לפני כניסת השבת. בחורף זה ממש מוקדם, ולכן יש להקפיד להזמין את האורחים לשעה 11:30 בבוקר ולא לשעה 13:00, כדי שלא תאלצו לחגוג רק שעתיים.
- דיל "הכל כלול"
אם בחרתם במקום שמציע דיל "הכל כלול", בדקו את שמות נותני השירותים המתלווים לעסקה ובקשו להיפגש עימם באופן אישי ולהגיע לאירועים שלהם. אל תשאירו את זה בידיים של מציע הדיל.
8. חדר התארגנות וליל כלולות
חשוב מאוד שיהיה לכם חדר מיועד שבו תוכלו להתארגן, לנוח ולאכול ביום האירוע. במקומות המציעים ליל כלולות חינם, בדקו את הכוכביות הקטנות- איפה? מתי? האם יש הגבלה בימים וחודשים? האם ישנה תוספת מחיר? וכו'. בטרויה, למשל, מקבל הזוג 3 סוויטות ביום האירוע לשימושו ולשימוש המשפחה, כולל לינה וארוחת בוקר.
9. בדקו בעצמכם את האוכל
קבלו ביקורות אמיתיות על האוכל של המקום - קראו טוקבקים של אורחים שהיו במקום, שאלו אנשים שערכו במקום אירוע, והכי חשוב: תטעמו בעצמכם וודאו שהטעם אכן ערב לחככם.
10. צורת ההגשה
לא כל המקומות מגישים באותה הצורה וכדאי לוודא מראש האם המקום מגיש את האוכל לשולחנות (אמריקן סרוויס), כבופה, או בשתי הצורות וניתן לבחור ביניהן.
11. התחייבות על מספר המוזמנים
בעת סגירת האירוע, אתם נדרשים להתחייב על מספר האורחים שיגיעו, אך אין לכם שום דרך לדעת במדויק כמה יגיעו וההתחייבות היא על בסיס השערה בלבד. לרוב, הורדה של מספר האורחים לאחר החתימה עלולה להוות בעיה, ולכן כדי שלא תאלצו לשלם על מנות מיותרות, מומלץ להוריד בין 25-15 אחוזים מהברוטו. אם כשבוע לפני האירוע תדעו שיש לכם יותר מוזמנים - הודיעו על כך למנהל האירוע. לרוב לא תהיה עם זה בעיה.
12. סגירת דיג'יי
אל תסגרו דיג'יי לפני שראיתם אותו באירוע. דיג'יי טוב הוא זה שיודע לקרוא את הקהל ולהתגמש בהתאם, וזה משהו שתוכלו לראות רק באירוע אמיתי.
13. בדקו את השירותים והמטבח
רמת הניקיון של השירותים והמטבח במקום מעידה על סטנדרטים מסוימים (וכך הם פני הדברים גם לגבי רמת הניקיון, הסדר והאסתטיקה של המקום). בבואכם לראות את המקום לראשונה, בקשו להיכנס גם למטבח, ושימו לב אם הכל נקי ומסודר ושהצוות עובד עם כפפות וכובעים.
14. ודאו שעל כל שולחן יש תאורה
הקהל המבוגר יותר רוצה לרוב אור על השולחן, ובמקרים רבים אין תאורה לכל שולחן. בדקו זאת לפני שאתם סוגרים.
15. בדקו את איכות הסאונד
חשוב לבדוק שמערכת הסאונד מכוונת למרכז הרחבה; יש לשמוע אותה כשהיא בפעולה בזמן אירוע.
16. הכל כתוב!
זה אולי נשמע לכם קטנוני, אבל זה לטובתכם! הקפידו שכל דבר וכל הבטחה תהיה רשומה בחוזה. שימו לב במיוחד לנושא תנאי התשלום והרזרבות. הקפידו לקבל מפרט כתוב וחתום על ידי בעל האולם עבור האקסטרות, וכן מפרט מלא של הבר המשודרג והמשקאות, כולל כמויות, מפרט מסודר של עיצוב המקום והחופה וכו'.
17. הקשיבו לתחושת הבטן
לרושם הראשוני והתחושה שקיבלתם כשהגעתם לראשונה למקום יש חשיבות רבה ואל לכם לזלזל בכך. שימו לב ליחס שאתם מקבלים מהצוות ומאיש המכירות עם הגעתכם למקום, וודאו שהמקום משרה עליכם אווירה נינוחה ומרגשת ולא אווירת לחץ מעיקה.
