סקר שערכה חברת BDI לא מכבר, לקראת הכנס השנתי של חברת מטריקס, שאל בין היתר, את המנמ"רים לדעתם על איכות הנתונים שלהם. שאלה דומה הופנתה גם למנכ"לים. התשובות מהסקר לא היו מפתיעות. למרות זאת, חשוב מאוד להעלות אותן לסדר היום - כי הן מלמדות על המציאות בה מתנהלים ארגונים.

מהסקר, שנערך בקרב 500 ארגונים גדולים במשק הישראלי, עלה כי 86% מהמנכ"לים חושבים שהמנמ"רים מטפלים בנושא טיוב הנתונים, ואילו רק 65% מהמנמ"רים הודו שהם אכן מטפלים בנושא. 35% מהארגונים דיווחו, כי הם לא מטפלים כלל בטיוב נתונים והשאר דיווחו על טיפול באופן חלקי.

נושא האינטגרציה של הנתונים הולך ונעשה קריטי בארגונים, אולם הוא עדיין לא מטופל היטב. הנתונים הלא מטופלים נמצאים במעין "מגדל בבל", עד שאפילו המנכ"לים אינם מודעים לחומרת המצב לאשורו, וסבורים שאנשי ה-IT שלהם אכן מטפלים בנושא. זאת, בשעה שבפועל - הארגון שלהם ניזוק ברמה היומיומית, בגלל העובדה שאיש לא מטפל כהלכה בטיוב הנתונים ובאחידותם.

הולדת הבעיה – עם עולם ה-ERP

הבעיה החלה לצוץ, כאשר לעולם השוק הארגוני נכנסו מערכות ה-ERP. נוצרה אז מעין אשליה, לפיה הכנסת המערכות תפתור את כל הבעיות של היעדר אחידות, כל הנתונים יימצאו באותו מבנה, ולא תידרש אינטגרציה.

אבל זה היה חלום שנגוז מהר מאוד, ומאז - מכונות האינטגרציה עובדות שעות נוספות. שילוב מערכות נוספות, דוגמת CRM ומערכות אחרות, דורש תהליך ארוך מאד וקריטי של הגירת נתונים, טיובם והעלאתם לרמה מסויימת - כדי שניתן יהיה להכניסם למערכות החדשות. כיום גם ברור לחלוטין, שמערכת ה-ERP רחוקה מאוד מלפתור את בעיית ריבוי המערכות של הארגונים. להזכירכם - אחת הסיבות שניסו לשכנע ארגונים ליישם מערכות אלו, היתה שהן מכסות כרבע עד מחצית מהתפקוד בארגון.

מציאות לא זוהרת זו, פתחה נישה חדשה-ישנה לארגונים שהאינטגרציה היא ההתמחות שלהם, וכיום הם מתחילים לחרוש את השוק, להסביר, להתריע וגם להציע פתרונות. "אנחנו מזהים היום מגמה, לפיה השפה העסקית בה ארגונים פועלים - הופכת לנתיב הקריטי של ארגון. זה בא לידי ביטוי במיזוגים ורכישות, בקווי עסקים חדשים, ובמערכות ERP ו-CRM חדשות, המצריכות תמונת נתונים מאוחדת, מענה לדרישות הרגולציה ועוד", אומרים רנית זקצר, ה-CTO של מטריקס, ושמואל אלוני, מנהל מרכז ה-EIM בחברה. מטריקס היא אחת החברות שהחליטה להתמקד בתחום זה במסגרת פעילותה.

"חלום ה-ERP, שאמור היה לאחד את כל הנתונים - לא התממש בגלל אופי ומבנה הארגונים, וגם בגלל קניית מערכות מוכנות", סבורים זקצר ואלוני, "למצב של היעדר איחוד הנתונים, יש משמעות עסקית ברורה לחלוטין. יש לכך השלכות על כל התהליכים העסקיים. הבעיה היא, שארגונים רבים עדיין לא יודעים לשים את האצבע ולקשר בין תהליכים עסקיים פגומים ואי עמידה ביעדים, לבין הנושא של טיוב המידע הארגוני. המידע הזה הוא במקרים רבים לב ליבו של הארגון. המצב של נתונים לא מטוייבים, הוא לא פחות מסוכן ממצב קטסטרופלי של אובדן מוחלט של הנתונים", מתריעים השניים.

החלטות עסקיות נכונות

"ברגע שלא מטייבים נתונים", אומרים זקצר ואלוני, "ארגונים לא יכולים לקבל החלטות עסקיות נכונות, כי הם פועלים על בסיס מידע לא נכון, או מידע ממקורות סותרים. כשיודעים זאת – מאבדים אמון במידע, או שמחליטים בלי מידע, או שבודקים כל מידע והחלטה שבע פעמים".

זקצר מוסיפה כי "זאת, בנוסף לעובדה שאי טיפול נכון במידע הארגוני, מעכב את היישום וההעלאה לאוויר של מערכות חדשות - כגון ERP. כי הרי לא יעלה על הדעת להזין מידע זבלי לתוך מערכות חדשות, שכלל אינן מסוגלות לקרוא אותו".

כך, ממשיכה זקצר, "מגיעה התופעה של 'מעצורים עסקיים', ממש כמו המעצורים שיש בעת תפעול כלי נשק, שלא יורים אם לא מנקים אותם כהלכה". לדבריה, החמור מכל הוא, שארגונים רבים נכנסים להשקעות ענק ב-ERP או ב-CRM, אבל התוצאה היא אומללה: "כתובת הלקוח אינה נכונה, השירות לא משתפר, לקוחות מקבלים שתי חשבוניות מאותו ארגון - ואז המנמ"ר צריך לעמוד מול מועצת המנהלים ולהסביר איפה החזר ההשקעה במערכות, אם מחלקת השירות ממשיכה להיות מוצפת בתלונות לקוחות?".

מה שיניע אולי את הארגונים לטפל טוב יותר ומהר יותר בנושא הנתונים, הוא דו"ח ועדת בכר, אומרת זקצר: "הוועדה גרמה למעבר מוצרים פיננסיים מיד ליד, והיום הלקוחות מוגדרים בכפילויות, כי המידע מתופעל במספר מקומות. בכל מקום יש בעיית איכות נתונים מקומית, אך אין קשר ואיחוד בין הנתונים בכל המקומות, כגון קופות גמל, קרנות ועוד".

זקצר מודה, כי היא מתקשה לכמת את העלות של הטיפול באיכות נתונים, אבל לדעתה זו שאלה מיותרת, כי למרות המצב החמור בארגונים, הרי שברור כי טיוב נתונים הוא בעל ערך מוסף גבוה ביותר, והחזר ההשקעה שלו הוא חיסכון כספי שיווצר בשל מניעת שגיאות. "אין ערך אחיד לשגיאה", היא מסבירה, "לפעמים שגיאת נתונים שכזו, יכולה להיות ההבדל בין מיזם מוצלח של פרויקט שיווקי בארגון, לעומת כישלון לדורות. לעולם - לאיכות הנתונים, לטיב המידע ולאמינותו - תהיה השפעה על כל תהליך בארגון. אבל עדיין, שורש הבעיה הוא חוסר המודעות לתחום".

"אנחנו פחות עוסקים בטיוב חד פעמי, ויותר בטיוב המערכת לאורך זמן" אומר אלוני, "העלות בבניית המערכות לטיוב הנתונים היא זניחה, וכמעט לא מורגשת. אם עושים זאת בזמן הבנייה – העלות נמוכה. אם מזניחים את הנושא, ומחליטים לטפל בו מאוחר יותר – כמובן שהעלות אז גבוהה יותר". ומוסיפה זקצר: "אם הטיוב מתבצע ידנית, העלות גבוהה. טיוב אוטומטי והצלבות הם זולים יותר. כמו בעולם הבריאות, החוכמה היא טיפול מונע".

ובכל זאת, בלי מספרים אי אפשר: "העלויות נעות בין עשרות אלפי דולרים למיליוני דולרים, לפי גודל הארגון ומורכבותו", מפרטת זקצר, "אין תו מחיר אחד. האמת היא, שזהו פרויקט שלא נגמר לעולם, כי מידע הנו אחד הנכסים הגדולים ביותר של ארגון". היא מסיימת בספרה כי "עד היום, ביצענו פעילויות של ניהול נתונים וטיובם בקרב 20-30 לקוחות - מהגדולים בשוק. בין הלקוחות הללו ניתן למנות את בנק לאומי, בנק פועלים, אסם, שירותי בריאות כללית, מנורה, שטראוס-עלית, חברת חשמל, בזק, טבע, מזרחי- טפחות, ויזה כאל, אל על, אמדוקס ועוד".