איך כותבים הצעת מחיר שנראית מקצועית?

צילום: freepik

מתחילים עבודה עם לקוח חדש? קרוב לוודאי שתקבלו בקשה להוציא הצעת מחיר לפני תחילת העבודה הפורמלית. מטרתה של הצעה זו היא פשוטה - יישור קו רשמי ומשפטי על תנאי העבודה: מה תתנו, מה הלקוח יקבל, כיצד ומתי תתוגמלו ועוד. אולם, מעבר למשמעות המשפטית שלה, הצעת מחיר יכולה להיות אחד הגורמים המכריעים ביותר בהחלטת לקוח פוטנציאלי לגבי אישור העסקה - בסוף, הרי מדובר ב-"פנים" של העסק שלכם והצומת האחרון שהלקוח עובר לפני קבלת החלטה. זה המקום שלנו להפיק את המיטב מכל התהליך!

ברוב המקרים ננסח הצעת מחיר לאחר שיחה או פגישה עם הלקוח. בשלב זה חשוב לשאול את השאלות שיעזרו לכם לשלוח את ההצעה המדויקת ביותר שתענה לכל דרישות הלקוח. בנוסף, אין תחליף לכתיבת הערות במהלך הפגישה, כך תוודאו שכל הצדדים עתידים לקבל בדיוק את מה שהם צריכים. בסיום הפגישה חשוב לוודא שוב שקיבלתם והבנתם את כל דרישות הלקוח אותם תגלמו בהצעת המחיר. עכשיו תוכלו לצאת לכתיבת הצעת המחיר כשאתם מוכנים ב-100%.

 

הכותרת היא החלק הראשון בהצעת המחיר שהלקוח שלכם עומד לקרוא. לכן, עליה לתאר את מהות ההצעה באופן יעיל ובהיר מצד אחד, אך גם להיות קצרה ותכליתית מהצד השני. הכותרת יכולה להיות זהה בכל ההצעות שתוציאו, או מותאמת אישית לכל לקוח פוטנציאלי - הכל בהתאם לתחום העיסוק שלכם.

 

בחלק זה חשוב לשמור על מיקוד ותמציתיות - לקוחות עלולים לרפרף על הצעות ארוכות ומפורטות מדי, מה שיוביל ללא מעט שאלות והבהרות המשך שיאריכו את התהליך. מנגד, הצעות מחיר פשוטות ש"לא עושות שכל" יגררו שאלות המשך גם כן. בנוסף, במידה ומדובר בהצעת מחיר עם שלבי ביצוע שונים, כדאי לשקול לציין את המחיר של כל סעיף ולא רק את השורה התחתונה.

 

לא מעט עצמאיות ועצמאים חושבים שמדובר בחלק ה-״משעמם״ של ההצעה, אבל האמת היא שזו כנראה הפסקה שמעניינת את הלקוחות שלכם יותר מכל השאר.

בחלק זה חשוב במיוחד לכלול את העלות השעתית, החודשית או הפרויקטלית, ואל תשכחו להתייחס גם למע״מ (נהוג לכתוב את המחירים ללא מע״מ, ולציין שהמע״מ אינו כלול כסעיף נפרד), תנאי התשלום, תנאי סיום ההתקשרות, תוקף ההצעה, וכל סעיף אחר שיעזור לכם לקבוע תנאים שיעזרו לבצע את העבודה באופן המיטבי ולשמור על האינטרסים השוטפים של העסק שלכם.