תשכחו כל מה שידעתם על הפקת כנסים – המשחק השתנה.

ברוכים הבאים ל-2025, השנה שבה כנס סטנדרטי כבר לא מספיק. אם האירוע שלכם מרגיש כמו עוד נאומים על במה, קפה פושר ונטוורקינג מאולץ – אתם בפיגור.

הקהל שלכם מוצף במידע, עייף מתוכן בנאלי שחוזר על עצמו ומחפש ערך אמיתי, חוויות בלתי נשכחות וסיבות טובות באמת להתנתק מהמחשב ולהגיע פיזית לכנס שלכם. אז איך גורמים לכנס שלכם לבלוט ואשכרה לייצר ערך? איך הופכים אותו למשהו שאנשים ירצו לשתף, לדבר עליו ולזכור גם אחרי שנגמר?

בואו נפרק את זה לעומק.

 1. ערך לפני הכול – אם זה לא פותר בעיה, זה לא מעניין.

תפסיקו להפיק כנסים רק כי "ככה עושים“. תחשבו למה שמישהו יגיע לכנס שלכם? 

מה הם הולכים לקבל שם שהם לא יכולים למצוא בגוגל, ביוטיוב או בכל מדיה אחרת?

• הכנס של טבע - השלב הבא באסטרטגיית החברה; איך תגיב המניה?
• השקעות, פנסיה ונדל"ן בגובה העיניים: ערב הצעירים של ביזפורטל
• המלצת המערכת: כל הכותרות 24/7

איך בונים כנס שנותן ערך אמיתי?

•     פתרו כאב אמיתי של הקהל שלכם. תנו להם ידע, כלים, גישה או הזדמנות שהם לא ימצאו במקום אחר. יש אצלכם את הקהל הכי חזק ורלוונטי לנוורקינג? משקיעים ובעלי חברות שיזוזו אותם קדימה? 

•     אל תמלאו לוח זמנים בתוכן ממוחזר. קחו דוברים עם זווית ייחודית, תכנים מעוררי מחשבה, דברים שאנשים באמת ירצו לשמוע. אם הדוברים שלכם לא גורמים לקהל להרגיש שקיבלו משהו חדש זה צריך להרים דגל.

•     שברו את הפורמט המוכר. למה שההרצאה לא תהיה שיחה פתוחה? למה שסדנה לא תהיה משהו אינטראקטיבי שמכריח אנשים להיות חלק? 

הפקת כנסים מוצלחת מתבססת על ההבנה החשובה שאנשים לא רוצים לשבת ולהקשיב – הם רוצים להיות חלק ממשהו משמעותי וגדול יותר שמעצים גם אותם.

 2. חוויית משתמש – מהכניסה ועד לפידבק של אחרי.

הצלחה של כנס (וחוויה בכלל) לא נמדדת רק על הבמה. מה קורה מהרגע שהמשתתפים נרשמים ועד הרגע שהם יוצאים מהדלת?

איך הופכים את זה לחוויה שנשארת גם אחרי?

•     חוויה דיגיטלית חלקה. הרשמה מהירה, אישור הגעה דיגיטלי, אפשרות ליצור קשר עם משתתפים מראש – הכל צריך להיות זורם וקל. דף הנחיתה נראה מיליון דולר? יש משפך ברור מרגע ההרשמה, עד ההגעה פיסית ביום עצמו? דברים נוטים ליפול בפרטים הקטנים.

•     עיצוב שמדבר. אם זה נראה כמו חדר ישיבות סטנדרטי עם כיסאות משרד – איבדתם אותם. תחשבו על עיצוב שמכניס לאווירה, משחק עם תאורה, חללים שונים לכל מטרה. כל אלמנט בחוויה צריך לשרת מטרה - כזו שמשיגה את היעדים שהצבתם.

•     אינטראקציה בזמן אמת. הצבעות חיות, דיונים בקבוצות קטנות, פעילויות שמחייבות מעורבות – כל מה ששובר את המודל של "יושבים ומקשיבים“ ונותן לאנשים נפח וחלק יותר משמעותי באירוע.

אם אנשים לא מרגישים שהם חלק מזה – הם כבר חצי בחוץ. 

כנס. צילום: פינץ׳ הפקת אירועים

 3. הפקה אמיצה – תעזו לעשות דברים אחרת

הפקות אירועים עסקיים ו-90% מהכנסים נראים אותו דבר כי אנשים מפחדים לשבור את הפורמט. רוצים שהכנס שלכם יהיה האחד שכולם מדברים עליו? תשאלו את עצמכם:

•     איך גורמים לאנשים להרגיש משהו? כי אם אין שם רגש – זה פשוט עוד יום עבודה.

•     מה גורם להם להגיד "וואו"? זה יכול להיות דובר לא צפוי, לוקיישן יוצא דופן, פורמט אחר של הרצאות.

•     איך הם יוצאים עם יותר מאשר כרטיס ביקור? אם אתם יכולים לתת להם חוויה, לא רק מידע – אתם מנצחים. איך מייצרים את התנאים הכי טובים לאפשר לאנשים לא רק להתייחס טכנית ומקצועית לנושא, אלא ממש להכיר אחד את השניה יותר לעומק ברמה הבינאישית. בטח בישראל.

תעזו לשבור את מה שמקובל. אנשים זוכרים אירועים שמשאירים אצלם תחושה אמיתית.

 4. תוכן שבא בטוב – לא עוד פאנלים משעממים

תוכן זה הלב של כל כנס, אבל תוכן גרוע יכול להרוג גם את ההפקה הכי מושקעת. יש יותר מבאס מאירוע מלא בדוברים שמדברים אל עצמם, פאנלים שלא אומרים כלום או שקפים גנריים שהועתקו מכנס אחר?

אז איך מייצרים תוכן חזק?

•     אל תביאו דוברים רק כי הם מוכרים. תביאו אנשים עם משהו אמיתי להגיד - חוויות חזקות לשתף, ניסיון שאין לאף אחד אחר, רעיונות שיקפיצו לקהל שלהם את המוח.

•     תקצרו את הדיבורים, תגדילו את המעורבות. תכניסו מקום לשאלות, תנו לאנשים לדבר, תאתגרו אותם. תקדישו זמן רב לנטוורקינג. הקשב של אנשים קצר בטירוף, בשביל לשמור אותם עם עניין - גם אתם חייבים להיות ענייניים.

•     תנו מקום לאותנטיות. פחות נאומים מתוכננים, יותר סיפורים אישיים, יותר דיונים חיים שמרגישים כמו שיחה ולא כמו שידור רשמי. תנו לאלתור לקחת חלק - מישהו מעלה נושא לא צפוי שלא בהכרח קשור ישירות לנושא המרכזי אבל כולם מרותקים? תנו לו להיכנס בזה לעומק.

אנשים לא באים כדי "לשמוע הרצאות" – הם באים ללמוד, לקבל השראה ולהרגיש חלק ממשהו.

5. שיווק שלא מרגיש כמו שיווק

אם אתם צריכים לשכנע אנשים למה להגיע לכנס שלכם – אתם כבר בבעיה. הכנס שלכם צריך להיות כל כך רלוונטי שהם לא ירצו לפספס אותו.

איך גורמים לכנס למכור את עצמו?

•     בנו קהילה סביבו לפני שהוא קורה. פתחו קבוצת דיון, שתפו תכנים, תנו ערך לפני האירוע עצמו. סדרה של אירועים או כנסים עבור קהילה שנבנית עם אנשים שמעצימים אחד את השני, את הערך והמחוייבות של הקבוצה יהפכו את זה לאקסקלוסיבי. הרגשת הייחודיות היא חלק בלתי נפרד מכל חוויה מוצלחת.

•     תנו למשתתפים להיות השגרירים שלכם. אנשים מאמינים להמלצות של אנשים אחרים הרבה יותר מאשר לכל פרסומת. היה כנס טוב? אתם תרגישו את זה היטב.

•     שחררו תוכן מעניין לפני, תוך כדי ואחרי. טיזרים, הצצות מאחורי הקלעים, קטעים מהכנס – כל זה מחזיק את המומנטום.

 סיכום: כנס שעובד ב-2025 = חוויה שלא מרגישה כמו "עוד אירוע"

הפקת כנס היא לא רק לוגיסטיקה – היא יצירת חוויה, קהילה, תנועה.

המשתתפים שלכם צריכים לצאת עם משהו אמיתי בידיים – חוויה, תובנה, חיבור חדש, השראה.

אז תשאלו את עצמכם – האם הכנס שלכם ייזכר, או שהוא יהיה עוד אירוע ששוכחים יומיים אחרי?

אם אתם הולכים על זה – לכו על זה עד הסוף. תביאו ערך, תעזו, תתנו לאנשים חוויה שלא הייתה להם בשום מקום אחר. ככה עושים כנס ב-2025.