נוכח מגבלות הריחוק החברתי בתקופת הקורונה, תהליך גיוס לקוחות חדשים באופן פיזי היווה אתגר עבור מנהלי תיקי השקעות ויועצים, לכן הם אימצו מדיניות של תקשורת דיגיטלית מול לקוחות קיימים ופוטנציאלים. כדי לבדוק האם התנהלות מרחוק הייתה אפקטיבית, רשות ניירות ערך ביצעה ביקורת בקרב מנהלי תיקי השקעות, משווקי השקעות ויועצי השקעות פרטיים.

מנתוני הביקורת עלה כי כי במהלך שנת 2020, חברות ניהול התיקים הגדילו את היקף הלקוחות החדשים בכ-15% ביחס לשנת 2019. בנוסף, למעלה מ-70% מבעלי הרישיון שקיימו את תהליך הגיוס מרחוק ציינו שהמשבר היווה גורם מרכזי בהחלטתם לפעול באמצעות התקשרות מרחוק.

עם זאת, כ-27% מבעלי רישיון אלו ציינו שיעדיפו לחזור לתהליך שכולל מפגש פנים אל פנים עם הלקוחות

חלק לא קטן מבעלי הרישיון מעדיפים להמשיך להתנהל בשיטה המסורתית אליה הם רגילים, אך סביר מאוד להניח שעדיף שיאמצו מדיניות של התקשרות דיגיטלית לצמיתות, כיוון שהנתונים מראים שחברות שמתנהלות באמצעות תקשורת דיגיטלית מושכות לקוחות רבים, העולם הופך דיגיטלי יותר ויותר וכך גם האנשים - ומנהלי ההשקעות צריכים להתאים להתאים את עצמם לשינוי.

חברות ניהול תיקים אשר מקיימות את תהליך ההתקשרות מרחוק באופן מלא, ניהלו ביחד בסוף שנת 2020 כ-55% מכלל הלקוחות בענף וכ-53% מסך הנכסים המנוהלים. זאת לעומת חברות שלא קיימו את התהליך כלל וניהלו כ- 23% מכלל הלקוחות וכ -29% מסך הנכסים המנוהלים בענף.

• צריכים משכנתא ומעדיפים לא לצאת מהבית? בבנק לאומי אפשר לסגור הכול מרחוק
• האם זכרתם לדווח? פלטפורמה חדשה תאפשר דיווח מקוון על עזיבת העבודה
• המלצת המערכת: כל הכותרות 24/7

מנהל מחלקת ביקורת והערכה ברשות ניירות ערך, עו"ד אמיר הלמר: "בביקורת שקיימנו מצאנו כי בשנת 2020 חל גידול של כ-300% במספר החברות שבחרו לגייס באמצעות התקשרות מרחוק וגידול של  כ-550% במספר הלקוחות שגויסו באופן וירטואלי ביחס לשנת 2019". 

בהתאם לממצאי הביקורת, סגל הרשות מצא לנכון לחדד לבעלי הרישיון את הסוגיות הבאות:

1. החשיבות של הערכת סיכונים מקיפה המתייחסת למכלול ההיבטים של תהליך ההתקשרות מרחוק.

2. הסדרת תהליך ההתקשרות מרחוק במסגרת נהלי העבודה של בעל הרישיון. יצוין כי נהלי העבודה מהווים כלי בקרה חשוב לווידוא תקינות תהליך ההתקשרות ועמידתו בכל הדרישות הרגולטוריות.

3. צורך בהצפנת קבצים המכילים מידע רגיש הנוגע ללקוחות בעל הרישיון טרם העברתם על ידי בעל הרישיון לצד ג' (למשל לשכת השירות) ואף ללקוח עצמו.