על שמירת תיעוד חוץ שנסרק במדיה אלקטרונית

שאלה: האם מותר לסרוק חשבוניות ספקים למדיה אלקטרונית (למחשב) ואת המקור עצמו לא לשמור ? תשובה: על פי חוזר מס הכנסה מס' 24/2004, המציג בתמצית את הוראות מס הכנסה ותקנות מס ערך מוסף (ניהול פנקסי חשבונות), התשל"ג-1973 [להלן - "הוראות מס הכנסה"], לעניין מסמכים ממוחשבים (שהם, בין היתר, מסמכים שנוצרו, שנשלחו, שנקלטו ושנשמרו באמצעים ממוחשבים), במקרה שבו עוסק סרק את פנקסי חשבונותיו השונים למדיה אלקטרונית, הוא יחויב, נוסף על שמירת המסמך הממוחשב, לשמור גם את מקור התיעוד אשר נסרק למחשב, בהתאם להוראה 25(ד) להוראות מס הכנסה. עותק המקור יישמר במשך שלוש שנים, לפחות, מיום הגשת הדו"ח על ההכנסה לשנת המס, שעליה הוא הוגש. ויודגש - שימוש בפנקסי חשבונות כמסמכים ממוחשבים ושמירתם באמצעות מערכת ממוחשבת - צריך שייעשו בהתאם לכללים, שנקבעו בסעיף 25(ו) ובנספח ה' להוראות מס הכנסה. הואיל ומדובר במערכת כללים מקיפה, נציין להלן רק חלק מהם: ● על הקבצים להישמר באמצעי אחסון ממוחשבים. ● יש לערוך גיבוי למערכת החשבונות הממוחשבת בשבוע הראשון, בכל רבעון של שנת המס. ● תתאפשר הפקה זמינה של פלט מודפס ושל פלט חזותי, כתוצר של מערכת החשבונות הממוחשבת, וכן מן הגיבוי, לפי סדר רישומה של המערכת, תוך ציון המספר העוקב של כל רשומה. ● יש לציין את הפרטים הבאים בפלט המודפס ובפלט החזותי: שם הנישום / עוסק, התקופה שעליה מתייחס הפלט, מהות הפלט, תאריך הפקת הפלט, מספר סידורי של כל דף בפלט, וכן סימן סיום הפלט. ● לא כל תוכנה יכולה לשמש לניהול מערכת חשבונות ממוחשבת ולשמירתה, אלא רק תוכנה שמנהל רשות המסים בישראל אישר ורשם במרשם. המשיב - ממשרד דורון, טיקוצקי, עמיר, מזרחי, עורכי דין ונוטריון.