בחירת אולמות אירועים היא משימה לא פשוטה ואפילו מאתגרת, וקיימים אלמנטים רבים שיהיה עלינו לקחת בחשבון בכדי שהאירוע יתקיים באופן הטוב ביותר שניתן. חלק מהגורמים תלויים באולם עצמו וחלקם בתנאים שאנו אמורים לעמוד בהם, ועל מנת לייצר שילוב מתאים של כל התנאים מומלץ להתייעץ עם חברה שמבינה בתחום זה, כך שהיא תוכל לסייע לכם להגיע לאולם המתאים ביותר.

ניתן כמובן לחפש אולם אירועים באופן עצמאי, אך כדאי להתחיל את התהליך זמן רב לפני האירוע עצמו, כך שבסופו של דבר תגיעו לתוצאה הטובה ביותר. אם לדוגמא אתם מתכננים להתחתן בספטמבר, חשוב להתחיל את החיפושים כבר במאי-יוני ולשריין לעצמכם מקום באולם.

מהם הצעדים למציאת אולם אירועים?

מי שכבר היה באירועים רבים במהלך החיים שלו בוודאי מכיר את כל השגיאות שאפשר לבצע בבחירת אולם לאירוע:

• ראשית, שגיאה נפוצה היא סגירה מהירה מידי של העסקה מול האולם מבלי לבדוק שהוא עומד בכל הקריטריונים שלכם. תקלות יכולות להיות מעצבנות או קריטיות לגבי האירוע ומומלץ לבדוק את כלל האלמנטים שנמצאים באולם, מה הוא מציע ועוד.
• יש לבצע סיור מקיף באולם ולבקש לראות את כל החלקים שלו על מנת לקבל את הרושם המתאים לגבי מבנה המקום, צורתו וגודלו.
• בררו לגבי אפשרויות הקייטרינג, האם האולם מספק את הקייטרינג בעצמו או נסמך על גורם חיצוני כל שהוא, האם הקייטרינג כלול במחיר הסופי ומה הן האפשרויות לגבי תפריט בשרי או חלבי. אם חשוב לכם שהמזון יהיה כשר, כדאי לוודא זאת.
• בקשו מידע על ההגברה במקום ושאלו האם קיימת אפשרות להעסקה של תקליטן הבית או שיהיה עליכם להביא תקליטן משלכם. בנוסף לכך, אם תכננתם להביא אומן אורח, נסו לברר אם האולם מספק את הצרכים למטרה זו.
• כל אולם הוא בעל כמות מכסימלית של אנשים שיכולים ומותר להכניס אליו. מומלץ לברר מראש מה היא הכמות המכסימלית, כך שלא תיווצר בהמשך בעיה אם תרצו להזמין עוד אנשים לאירוע.
• ישנה חשיבות גדולה למיקום האולם, מה שיהווה שיקול משמעותי להגעתם של האורחים לאירוע. אולם אירועים במרכז הארץ היא האפשרות הטובה ביותר, שכן לא יהיה על האורחים לנסוע מרחקים ארוכים. אם רוב האורחים הם מהצפון או מהדרום, ניתן לשקול לערוך את האירוע באזור שקרוב יותר אליהם ובכך להקל עליהם.

בחירת אולם לאירוע היא אמנם חשובה מאוד, אך ישנם דברים נוספים להם יש לדאוג במהלך התקופה שלפני האירוע. חברת הקייטרינג למשל היא חלק חשוב מאוד של האירוע וחשוב להבין מה סוג המזון שהייתם רוצים שיוגש, האם הוא חלבי או בשרי, האם ישנם אורחים שהכשרות חשובה להם ובאיזו צורה הייתם רוצים שהמזון יוגש.

• אולמות אירועים במרכז - איך לעשות את הבחירה הנכונה
• רשת צל
• המלצת המערכת: כל הכותרות 24/7

התקליטן אחראי על האווירה באירוע וגם הוא צריך להיות בעל ניסיון רב בתחום. לא כל אחד ידע להפעיל את הקהל ועל כן כדאי להיפגש עם בעל המקצוע ולהתרשם ממנו. חשוב שתהיה שפה משותפת וקו מחשבה דומה בתחום המוזיקלי. כדאי גם להגיע לאירוע שבו התקליטן מופיע ולראות מקרוב מה הוא יכול להציע.

סידורי הגעה

החתן והכלה יגיעו בדרך כלל לאחר שכל האורחים כבר יהיו באולם. סידורי ההגעה יכולים להתבצע על ידי חבר או קרוב משפחה שישמש בתור נהג ויביא את הזוג בשלום. כמובן שיש להשקיע בקישוט של הרכב ושטיפה שלו כך שהוא יראה מרשים. ניתן גם לשכור לימוזינה שתביא את הזוג והכל כמובן תלוי במסגרת התקציב.